WhatsApp অ্যাপয়েন্টমেন্ট রিমাইন্ডার, কত নো-শো বাঁচায় আর কী লেখা থাকা উচিত

দিয়ানার চেতুমালে একটা ম্যাসাজ আর ফেসিয়াল স্পা আছে। সেপ্টেম্বর পর্যন্ত, WhatsApp অ্যাপয়েন্টমেন্ট রিমাইন্ডার সে নিজেই পাঠাত। রাতে, স্পা বন্ধ হয়ে গেলে, খাতা থেকে পরদিনের অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো টুকে নিয়ে প্রতিটা ক্লায়েন্টকে তার মোবাইল থেকে মেসেজ লিখত। যেদিন কেবিন থেকে দেরি করে বের হত, সেদিন ভুলে যেত, আর পরদিন কেউ কেউ আসত না।

সেপ্টেম্বরে বারোটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট মিস হয়েছিল। এর মধ্যে সাতজন ক্লায়েন্ট পরে লজ্জিত হয়ে মেসেজ করেছিল: ভুলে গিয়েছিল বা মনে করেছিল অন্য দিন। তিনজন বলেছিল কিছু একটা এসে পড়েছিল আর খারাপ না লাগিয়ে কীভাবে ক্যান্সেল করবে বুঝতে পারেনি। দুজন কখনো উত্তর দেয়নি। এই হিসাব থেকেই দিয়ানা জানতে পারল তার মেসেজে কী থাকা উচিত: সেই সাতজনকে মনে করিয়ে দেওয়া, আর বাকি তিনজনকে জানানোর একটা সহজ উপায় দেওয়া।

WhatsApp অ্যাপয়েন্টমেন্ট রিমাইন্ডার কী?

WhatsApp অ্যাপয়েন্টমেন্ট রিমাইন্ডার হল সেই মেসেজ যা তোমার ক্লায়েন্টের কাছে তার অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগে যায়, তাকে বলার জন্য কী আছে, কখন আর কোথায়, আর জিজ্ঞেস করার জন্য সে আসবে কিনা। কনফার্মেশন হল আরেকটা মেসেজ: রিজার্ভ করার সাথে সাথেই তার কাছে যায়, দুটো বোতাম সহ, «সময় পরিবর্তন করুন» আর «অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল করুন»।

Proyecta-তে তোমার পেজে বুকিং সিস্টেম চালু হলেই এই দুটো অটোমেটিক চালু থাকে, আর ইমেইল আর WhatsApp দুই জায়গা থেকেই যায়, কোনো খরচ ছাড়াই। WhatsApp মেসেজটা তোমার স্পার নামে Proyecta-র নোটিফিকেশন লাইন থেকে যায় আর তোমার পেজ পাবলিশ করার সাথে সাথেই যাওয়া শুরু হয়ে যায়। যে কোনো ক্লায়েন্ট রিজার্ভ করার সময় তার WhatsApp নম্বর দিয়ে গেছে, তার কাছে যায়, আর যাদের তুমি নিজে নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট-এ ফোন নম্বর দিয়ে লিখে রাখো, তাদের কাছেও যায়। তার তথ্যের নিচে, তোমার পেজ তাকে জানিয়ে দেয় যে কনফার্মেশন আর রিমাইন্ডার সেখান দিয়েই তার কাছে পৌঁছাবে।

একটা রিমাইন্ডার কত নো-শো বাঁচায়?

যেগুলো ভুলে যাওয়ার কারণে হত, সেগুলো বাঁচায়, আর বোতামগুলোর কারণে, যারা লিখতে সাহস পেত না, তাদের অনেকেই সময়মতো জানিয়ে দেয়। আর যে আসলেই আসতে চায় না, তাকে কোনো মেসেজই থামাতে পারে না।

দিয়ানার সেপ্টেম্বরে এর মানে ছিল সাতটা নো-শো যেগুলো একটা রিমাইন্ডার আটকাতে পারত, তিনটা যেগুলো সময়মতো জানানোয় বদলে যেতে পারত, আর দুটো যার কোনো সমাধান নেই। তোমার সংখ্যাগুলো আলাদা হবে, তাই কোনো শতাংশে বিশ্বাস করার আগে সেগুলো নিজে গুনে নেওয়া ভালো। যদি তোমার বেশিরভাগ নো-শো ভুলে যাওয়ার কারণে হয়, তাহলে রিমাইন্ডারই প্রথম যা তোমার প্রয়োজন। যদি বেশিরভাগই এমন ক্লায়েন্টের হয় যারা কখনো উত্তর দেয় না, তাহলে তোমার কাজে লাগবে অগ্রিম নেওয়া।

তোমার ক্লায়েন্ট যাতে আসলেই আসে, তার জন্য মেসেজে কী থাকা উচিত?

পাঁচটা জিনিস: কার তরফ থেকে আসছে, কোন সার্ভিস আছে, দিন আর সময়, কোথায় হবে, আর এমন একটা প্রশ্ন যার উত্তর এক ট্যাপেই দেওয়া যায়। একটাও বাদ পড়লে, তোমার ক্লায়েন্টকে জিজ্ঞেস করার জন্য তোমাকে মেসেজ করতে হবে, আর অনেকেই তা করে না।

দিয়ানার ক্লায়েন্ট আলোন্দ্রার কাছে তার ফেসিয়ালের রিমাইন্ডার এভাবে পৌঁছাল:

হ্যালো আলোন্দ্রা, আমরা Spa Diana-র তরফ থেকে তোমাকে মনে করিয়ে দিচ্ছি তোমার অ্যাপয়েন্টমেন্টের কথা: ডিপ ফেসিয়াল, শুক্রবার, 6 নভেম্বর, বিকেল 5:00।

আমরা তোমার অপেক্ষায় আছি স্পার রাস্তা আর নম্বর-এ। কীভাবে আসবে: ম্যাপের লিংক

তুমি কি আসতে পারবে? বোতাম দিয়ে কনফার্ম করো, বা পরিবর্তন করতে হলে এখানে উত্তর দাও।

নিচে তিনটা বোতাম থাকে: «নিশ্চিত করছি», «সময় পরিবর্তন করুন» আর «অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল করুন»।

এই লেখাটা ফিক্সড, কারণ WhatsApp একটা বিজনেসকে আগে থেকে অনুমোদিত মেসেজ দিয়েই প্রথম লিখতে দেয়। এটা তুমি দেখতে পাবে মেসেজ দেখুন-এ, «এভাবেই তোমার ক্লায়েন্ট এটা পায়»-এর নিচে, উদাহরণ তথ্য দিয়ে। তোমার হাতে যা থাকে তা হল এটা যে তথ্য দিয়ে ভরে ওঠে:

1. সার্ভিসের নাম তোমার এজেন্ডায় যেমন আছে, তেমনই আসে। «ডিপ ফেসিয়াল» বুঝে নেওয়া যায়; «Ritual Sak Nikté» তাকে বাধ্য করে জিজ্ঞেস করতে এটা কী ছিল।
2. ঠিকানা আসে এজেন্ডা, শাখা-এর «তোমার দোকান» কার্ড থেকে। যদি সেখানে শুধু «চেতুমাল» লেখা থাকে, রিমাইন্ডার «কীভাবে আসবে» লাইন ছাড়াই যাবে।

রিমাইন্ডার ইমেইলেও একই জিনিস থাকে, ঠিকানাটা ম্যাপের সাথে লিংক করা, আর একটা বোতাম যাতে লেখা থাকে «হ্যাঁ, আমি সেখানে থাকব»।

কতক্ষণ আগে এটা পাঠানো উচিত?

একদিন আগে পাঠালে প্রায় সব ক্ষেত্রেই কাজ হয়, আর এটাই ডিফল্ট সেটিং: «24 ঘণ্টা আগে»। তোমার ক্লায়েন্টকে তার দিনটা সাজানোর সময় দেয়, আর সে আসতে না পারলে, তোমাকে সেই সময়টা অন্য কাউকে দেওয়ার সময় দেয়।

তুমি এটা 1, 2, 4, 12 বা 48 ঘণ্টা আগেও পাঠাতে পারো। আর তিনটা নিয়ম নিজে থেকেই কাজ করে। কোনো রিমাইন্ডার সকাল 8টার আগে যায় না, তোমার বিজনেসের সময় অনুযায়ী। যদি তোমার ক্লায়েন্ট তোমার রিমাইন্ডারের চেয়ে কম আগাম সময় দিয়ে বুক করে, তাহলে সেটা আর যায় না, কারণ তার কাছে তখনই কনফার্মেশন পৌঁছে গেছে। আর দুটো রিমাইন্ডার কখনো এক ঘণ্টার কম ব্যবধানে তার কাছে যায় না।

দ্বিতীয় নিয়মটা দিয়ানার পরিকল্পনা বদলে দিয়েছিল। তার অনেক ক্লায়েন্টই রাতে পরদিনের জন্য বুক করে, আর তাদের কাছে 24 ঘণ্টার রিমাইন্ডার পৌঁছাতো না। তাই সে দ্বিতীয় রিমাইন্ডার চালু করল «2 ঘণ্টা আগে»-তে, যা একই লেখা দিয়ে যায়।

তোমার ক্লায়েন্ট বোতাম চাপলে বা উত্তর দিলে কী হয়?

সে «নিশ্চিত করছি» চাপলে, তার অ্যাপয়েন্টমেন্ট তোমার এজেন্ডায় মার্ক হয়ে যায়: লিস্টে লেখা থাকে «কনফার্ম করেছে» আর ক্যালেন্ডারে সেই নামে একটা ছোট আইকন থাকে। ইমেইল থেকে «হ্যাঁ, আমি সেখানে থাকব» দিয়ে কনফার্ম করলেও একই হয়।

সে «সময় পরিবর্তন করুন» বা «অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল করুন» চাপলে, বা চ্যাটে লিখলে, তোমার বিজনেসের অ্যাসিস্ট্যান্ট সেই একই কনভারসেশনে তাকে উত্তর দেয়। কোন অ্যাপয়েন্টমেন্টের কথা হচ্ছে তা তাকে আবার বলে, তার সম্মতির জন্য অপেক্ষা করে, আর সেটা পরিবর্তন বা বাতিল করে দেয়, আর তোমার কাছে নোটিফিকেশন পৌঁছায়।

এখানেই সেই তিনজনের ব্যাপারটা আসে যারা জানত না কীভাবে জানাবে, কারণ «আমি আর যেতে পারছি না» লিখতে কষ্ট হয়, কিন্তু একটা বোতাম চাপতে প্রায় কিছুই লাগে না। প্রথম সপ্তাহেই, এক ক্লায়েন্ট শুক্রবার বিকেল 6 টায় তার শনিবার 11 টার ম্যাসাজ বাতিল করল। দিয়ানা আরেকজনকে লিখল যে সবসময় শনিবারে একটা স্লট চায়, আর সময়টা ভরে গেল।

এটা কোথায় চালু করব, বন্ধ করব বা সময় বদলাব?

তোমার প্যানেলে, মার্কেটিং-এ, অটোমেশন-এ। এজেন্ডা থেকেও যেতে পারো: সেটিংস-এ «তোমার ক্লায়েন্টদের জন্য অটোমেটিক মেসেজ» আছে, সাথে অটোমেশনে যান বোতাম।

«তাদের অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়ে» গ্রুপে আছে অ্যাপয়েন্টমেন্ট কনফার্মেশন, রিমাইন্ডার আর দ্বিতীয় রিমাইন্ডার। দুটো রিমাইন্ডারেই তুমি «কখন?» বেছে নিতে পারো, আর তিনটাতেই আছে WhatsApp-এও সুইচ, যদি কোনোটা শুধু ইমেইলেই রাখতে চাও। এই একই স্ক্রিন ওপরে এটার সারাংশ দেয়: «সব ইমেইলে যায়। কনফার্মেশন আর রিমাইন্ডার WhatsApp-এও যায়। সবকিছু কোনো খরচ ছাড়াই।»

আমার স্পায় এটা কীভাবে চালু করব?

Proyecta-তে তোমার বিজনেসের বর্ণনা নিজের ভাষায় দাও। এমন কিছু: “চেতুমালে আমার ম্যাসাজ আর ফেসিয়াল স্পার জন্য একটা পেজ, 60 আর 90 মিনিটের রিল্যাক্সিং ম্যাসাজ, মাসল রিল্যাক্সেশন ম্যাসাজ, ডিপ ফেসিয়াল আর ফেসিয়াল ক্লিনআপ - সবগুলোর দাম আর সময়সীমা সহ, অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট, ম্যাপ আর WhatsApp বোতাম সহ আমার দোকানের ঠিকানা”।

তোমার পেজ পাবলিশ হয়ে গেলে আর এজেন্ডা অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিতে শুরু করলে, কনফার্মেশন আর রিমাইন্ডার নিজে থেকেই যেতে শুরু করে।

আর এই সপ্তাহে, যে ক্লায়েন্টই না আসুক, তাকে শুধু এটা পাঠাও: «তোমার ভুলে গিয়েছিল না কিছু একটা হয়ে গিয়েছিল?»। এক মাসের উত্তর থেকে তুমি জানতে পারবে একটা রিমাইন্ডার কতগুলো নো-শো ঠিক করে দেয়। শুরু করো proyecta.dev-এ।