Przypomnienie o wizytach przez WhatsApp, ile nieobecności pozwala uniknąć i co powinno mówić

Diana prowadzi spa z masażami i zabiegami na twarz w Chetumal. Do września przypomnienia o wizytach przez WhatsApp wysyłała sama. Wieczorem, gdy spa było już zamknięte, przepisywała z notesu wizyty na następny dzień i pisała do każdej klientki ze swojego telefonu. W te wieczory, kiedy wychodziła późno z kabiny, czasem o tym zapominała, a następnego dnia któraś z klientek się nie zjawiała.

We wrześniu nie doszło do dwunastu wizyt. Siedem z tych klientek napisało potem, zawstydzonych: zapomniały albo myślały, że to inny dzień. Trzy powiedziały, że coś im wypadło i nie wiedziały, jak odwołać wizytę, żeby nie wypaść nieuprzejmie. Dwie nigdy nie odpowiedziały. Dzięki temu rozliczeniu Diana wiedziała, co musi robić jej wiadomość: przypomnieć tym siedmiu i dać tym trzem łatwy sposób, by dały znać.

Czym jest przypomnienie o wizycie przez WhatsApp?

Przypomnienie o wizycie przez WhatsApp to wiadomość, która trafia do twojej klientki przed jej wizytą, żeby powiedzieć jej co, kiedy i gdzie, oraz zapytać, czy przyjdzie. Potwierdzenie to inna wiadomość: dociera do niej od razu po rezerwacji, z dwoma przyciskami, „Zmień termin” i „Odwołaj wizytę”.

W Proyecta obie opcje są włączone, jak tylko twoja strona ma kalendarz, i wysyłają się mailem i przez WhatsApp, bez dodatkowych kosztów. WhatsApp wychodzi w imieniu twojego spa z numeru powiadomień Proyecta i zaczyna działać, kiedy publikujesz swoją stronę. Dociera do każdej klientki, która podała swój WhatsApp przy rezerwacji, a także do tych, które ty wpisujesz w Nowa wizyta wraz z numerem telefonu. Pod jej danymi twoja strona informuje, że właśnie tą drogą dostanie potwierdzenie i przypomnienie.

Ile nieobecności pozwala uniknąć przypomnienie?

Pozwala uniknąć tych nieobecności, które wynikały z zapomnienia, a dzięki przyciskom wiele klientek, które nie odważały się napisać, w końcu daje znać na czas. Tej, która po prostu już nie chciała przyjść, nie zatrzyma żadna wiadomość.

We wrześniu Diany to było siedem nieobecności, których przypomnienie by zapobiegło, trzy, które mogły stać się wiadomością na czas, i dwie bez rozwiązania. Twoje liczby będą inne, więc lepiej je policzyć, zamiast wierzyć w jakiś procent. Jeśli prawie wszystkie twoje nieobecności to zapomnienia, przypomnienie jest pierwszą rzeczą, jakiej potrzebujesz. Jeśli prawie wszystkie to klientki, które nigdy nie odpowiadają, pomoże ci raczej pobieranie zaliczki.

Co powinna mówić wiadomość, żeby klientka naprawdę przyszła?

Pięć rzeczy: od kogo przychodzi wiadomość, jaką usługę ma klientka, jaki dzień i godzina, gdzie to się odbywa, i pytanie, na które można odpowiedzieć jednym dotknięciem. Jeśli którejś z nich brakuje, klientka musi do ciebie napisać, żeby zapytać, a wiele z nich tego nie robi.

Tak dotarło do Alondry, klientki Diany, przypomnienie o jej zabiegu na twarz:

Cześć Alondra, piszemy do Ciebie w imieniu Spa Diana, aby przypomnieć o Twojej wizycie: Głęboki zabieg na twarz, piątek, 6 listopada, 17:00.

Czekamy na Ciebie na ulica i numer spa. Jak dojechać: link do mapy

Czy będziesz mogła przyjść? Potwierdź przyciskiem albo odpisz nam tutaj, jeśli potrzebujesz zmienić termin.

Pod spodem są trzy przyciski: „Potwierdzam”, „Zmień termin” i „Odwołaj wizytę”.

Ten tekst jest ustalony, bo WhatsApp pozwala firmie napisać pierwszej tylko za pomocą wcześniej zatwierdzonych wiadomości. Widzisz go w Zobacz wiadomość, pod „Tak otrzymuje to Twoja klientka”, z przykładowymi danymi. Od ciebie zależą dane, które go wypełniają:

1. Nazwa usługi pojawia się tak, jak masz ją w kalendarzu. „Głęboki zabieg na twarz” jest zrozumiałe; „Ritual Sak Nikté” zmusza klientkę do zapytania, co to było.
2. Adres pochodzi z Kalendarz, Oddziały, z karty „Twój lokal”. Jeśli jest tam napisane tylko „Chetumal”, przypomnienie wychodzi bez linii „Jak dojechać”.

Mailowe przypomnienie zawiera to samo, z adresem połączonym z mapą i przyciskiem, który mówi „Tak, będę tam”.

Ile czasu wcześniej powinno przyjść?

Jeden dzień wcześniej działa w prawie każdym przypadku, i tak jest ustawione domyślnie: „24 godziny wcześniej”. Twojej klientce daje czas na zorganizowanie dnia, a jeśli nie może przyjść, tobie daje czas, by zaproponować ten termin komuś innemu.

Możesz je też ustawić na 1, 2, 4, 12 lub 48 godzin wcześniej. I działają jeszcze trzy reguły, niezależnie od ciebie. Żadne przypomnienie nie wychodzi przed 8 rano, w godzinie twojego biznesu. Jeśli klientka rezerwuje z mniejszym wyprzedzeniem niż ustawione przypomnienie, to przypomnienie już nie wychodzi, bo potwierdzenie właśnie do niej dotarło. A dwa przypomnienia nigdy nie docierają do niej w odstępie krótszym niż godzina.

Druga reguła zmieniła plan Diany. Wiele jej klientek rezerwuje wieczorem na następny dzień, i do nich przypomnienie 24-godzinne nie miało dotrzeć. Włączyła więc Drugie przypomnienie na „2 godziny wcześniej”, które wychodzi z tym samym tekstem.

Co się dzieje, kiedy klientka dotyka przycisku albo odpowiada?

Jeśli dotknie „Potwierdzam”, jej wizyta zostaje oznaczona w twoim kalendarzu: na liście widać „Potwierdzono”, a w kalendarzu pojawia się ikonka o tej nazwie. Jeśli potwierdzi z maila przyciskiem „Tak, będę tam”, efekt jest ten sam.

Jeśli dotknie „Zmień termin” albo „Odwołaj wizytę”, albo napisze na czacie, odpowiada jej asystent twojego biznesu w tej samej rozmowie. Powtarza jej, o jaką wizytę chodzi, czeka na jej tak i przenosi ją albo odwołuje, a do ciebie dociera powiadomienie.

Tu wchodzą te trzy, które nie wiedziały, jak dać znać, bo napisanie „już nie mogę przyjść” wymaga wysiłku, a dotknięcie przycisku prawie żadnego. W pierwszym tygodniu jedna klientka odwołała w piątek o 18:00 swój masaż na sobotę o 11:00. Diana napisała do innej, która zawsze prosi o wolny termin w sobotę, i godzina się zapełniła.

Gdzie je włączam, wyłączam albo zmieniam godzinę?

W panelu, w Marketing, Automatyzacje. Dostaniesz się tam również z Kalendarza: w Ustawieniach znajduje się „Automatyczne wiadomości do klientek”, z przyciskiem Przejdź do Automatyzacji.

W grupie „O wizytach” znajdują się Potwierdzenie wizyty, Przypomnienie i Drugie przypomnienie. W obu przypomnieniach wybierasz „Kiedy?”, a we wszystkich trzech masz przełącznik Również przez WhatsApp, na wypadek gdybyś chciała, żeby któreś wychodziło tylko mailem. Ten sam ekran podsumowuje to na górze: „Wszystkie wysyłają się mailem. Potwierdzenie i przypomnienia wysyłają się też przez WhatsApp. Wszystko bez dodatkowych kosztów.”

Jak to ustawić w moim spa?

Opisz swój biznes w Proyecta własnymi słowami. Coś w stylu: “strona dla mojego spa z masażami i zabiegami na twarz w Chetumal, z masażem relaksacyjnym na 60 i 90 minut, masażem rozluźniającym, głębokim zabiegiem na twarz i czyszczeniem twarzy z ceną i czasem trwania, wizytami online, adresem mojego lokalu z mapą i przyciskiem WhatsApp”.

Kiedy twoja strona jest opublikowana i kalendarz przyjmuje wizyty, potwierdzenie i przypomnienie wysyłają się już same.

A w tym tygodniu, każdej klientce, która się nie zjawi, wyślij tylko to: „zapomniałaś, czy coś ci wypadło?”. Po odpowiedziach z miesiąca będziesz wiedziała, ile twoich nieobecności naprawia przypomnienie. Zacznij na proyecta.dev.