Pengingat jadwal temu lewat WhatsApp, seberapa banyak ketidakhadiran yang bisa dihemat, dan apa isinya

Diana punya spa pijat dan perawatan wajah di Chetumal. Sampai bulan September, dia sendiri yang mengirim pengingat jadwal temu lewat WhatsApp. Di malam hari, setelah spa tutup, dia menyalin jadwal temu besok dari buku catatan dan mengetik pesan untuk setiap pelanggan dari ponselnya. Pada malam-malam dia keluar terlambat dari ruang perawatan, dia sering lupa mengirimnya, dan besoknya ada pelanggan yang tidak datang.

Pada bulan September, ada 12 jadwal temu yang pelanggannya tidak datang. Tujuh dari pelanggan itu menghubunginya belakangan, dengan nada menyesal: mereka lupa atau mengira jadwalnya hari lain. Tiga orang bilang ada sesuatu yang mendadak muncul dan mereka tidak tahu cara membatalkan tanpa merasa tidak sopan. Dua orang tidak pernah membalas. Dari hitungan itu, Diana jadi tahu apa yang harus ada dalam pesannya: mengingatkan yang tujuh, dan memberi yang tiga cara mudah untuk memberi tahu.

Apa itu pengingat jadwal temu lewat WhatsApp?

Pengingat jadwal temu lewat WhatsApp adalah pesan yang diterima pelangganmu sebelum jadwalnya, untuk memberi tahu apa jadwalnya, kapan, dan di mana, sekaligus menanyakan apakah dia akan datang. Konfirmasi itu pesan yang lain: pesan ini sampai begitu pelanggan memesan, dengan dua tombol, «Ubah Jadwal» dan «Batalkan Jadwal».

Di Proyecta, keduanya sudah aktif begitu halamanmu punya jadwal temu, dan terkirim lewat email dan WhatsApp, tanpa biaya. WhatsApp ini terkirim atas nama spamu dari nomor notifikasi Proyecta, dan mulai terkirim begitu halamanmu dipublikasikan. Pesan ini sampai ke setiap pelanggan yang mencantumkan nomor WhatsApp saat memesan, dan juga ke pelanggan yang kamu catat di Jadwal Baru beserta nomor teleponnya. Di bawah kolom datanya, halamanmu memberi tahu bahwa konfirmasi dan pengingat akan dikirim lewat sana.

Berapa banyak ketidakhadiran yang bisa dihemat lewat pengingat?

Pengingat ini menghemat yang disebabkan oleh kelupaan, dan dengan adanya tombol, banyak pelanggan yang dulu tidak berani menulis pesan jadi memberi tahu lebih awal. Pelanggan yang memang sudah tidak ingin datang tidak akan terhenti oleh pesan apa pun.

Pada bulan September milik Diana, itu berarti tujuh ketidakhadiran yang bisa dicegah lewat pengingat, tiga yang bisa berubah jadi pemberitahuan tepat waktu, dan dua yang memang tidak ada solusinya. Angkamu pasti berbeda, jadi lebih baik hitung dulu sebelum percaya begitu saja pada sebuah persentase. Kalau hampir semua ketidakhadiranmu karena lupa, pengingat adalah hal pertama yang kamu butuhkan. Kalau hampir semuanya dari pelanggan yang tidak pernah membalas, yang berguna buatmu adalah meminta uang muka.

Apa yang harus ada di pesan agar pelangganmu benar-benar datang?

Lima hal: dari siapa pesan ini datang, apa layanannya, hari dan jam, di mana lokasinya, dan satu pertanyaan yang bisa dijawab hanya dengan satu ketukan. Kalau satu saja hilang, pelangganmu harus menulis pesan untuk menanyakannya, dan banyak yang tidak melakukannya.

Begini pengingat perawatan wajahnya yang diterima Alondra, pelanggan Diana:

Halo Alondra, kami menghubungimu atas nama Spa Diana untuk mengingatkan jadwal temumu: Facial Mendalam, Jumat, 6 November, pukul 17.00.

Kami menunggumu di nama jalan dan nomor spa. Cara ke sana: tautan ke peta

Apakah kamu bisa datang? Konfirmasi lewat tombol, atau balas pesan ini kalau kamu perlu mengubah jadwalnya.

Di bawahnya ada tiga tombol: «Konfirmasi», «Ubah Jadwal», dan «Batalkan Jadwal».

Teks ini sudah tetap, karena WhatsApp hanya mengizinkan sebuah usaha mengirim pesan pertama dengan template yang sudah disetujui sebelumnya. Kamu bisa melihatnya di Lihat Pesan, di bawah «Begini tampilannya di pelangganmu», dengan data contoh. Yang bisa kamu atur sendiri adalah data yang mengisinya:

1. Nama layanan muncul sesuai apa yang kamu tulis di jadwalmu. «Facial Mendalam» bisa langsung dipahami; «Ritual Sak Nikté» memaksa pelanggan menanyakan apa itu.
2. Alamat muncul dari Jadwal, Cabang, di kartu «Lokasimu». Kalau di sana hanya tertulis «Chetumal», pengingatnya akan muncul tanpa baris «Cara ke sana».

Email pengingat berisi hal yang sama, dengan alamat yang tertaut ke peta dan tombol bertuliskan «Ya, saya akan datang».

Berapa lama sebelumnya pesan ini harus terkirim?

Satu hari sebelumnya cocok untuk hampir semua kasus, dan begitulah default-nya: «24 jam sebelumnya». Ini memberi waktu bagi pelangganmu untuk mengatur harinya, dan kalau dia tidak bisa datang, ini juga memberimu waktu untuk menawarkan jam itu ke orang lain.

Kamu juga bisa mengatur pengirimannya 1, 2, 4, 12, atau 48 jam sebelumnya. Lalu ada tiga aturan yang berjalan otomatis. Tidak ada pengingat yang terkirim sebelum pukul 8 pagi, menurut jam usahamu. Kalau pelanggan memesan dengan jarak waktu yang lebih singkat daripada jadwal pengingatmu, pengingat itu tidak akan terkirim, karena konfirmasinya baru saja sampai. Dan dua pengingat tidak akan pernah terkirim dengan jarak kurang dari satu jam.

Aturan kedua mengubah rencana Diana. Banyak pelanggannya memesan pada malam hari untuk besoknya, dan pengingat 24 jam itu tidak akan sampai ke mereka. Dia mengaktifkan Pengingat Kedua ke «2 jam sebelumnya», yang terkirim dengan teks yang sama.

Apa yang terjadi kalau pelangganmu menekan tombol atau membalas?

Kalau dia menekan «Konfirmasi», jadwalnya langsung ditandai di jadwalmu: di daftar tertulis «Dikonfirmasi» dan di kalender ada ikon kecil dengan label itu. Kalau dia konfirmasi lewat email dengan «Ya, saya akan datang», hasilnya sama.

Kalau dia menekan «Ubah Jadwal» atau «Batalkan Jadwal», atau kalau dia menulis pesan di chat, asisten usahamu akan membalas di percakapan yang sama. Asisten ini mengulang jadwal mana yang dimaksud, menunggu konfirmasi “iya” darinya, lalu memindahkan atau membatalkan jadwalnya, dan pemberitahuan itu sampai ke kamu.

Di sinilah masuk tiga pelanggan yang tadinya tidak tahu cara memberi tahu, karena menulis «saya tidak bisa datang lagi» itu berat, sedangkan menekan tombol hampir tidak terasa berat sama sekali. Pada minggu pertama, seorang pelanggan membatalkan pijatnya hari Sabtu pukul 11 siang, tepat Jumat sore pukul 6. Diana langsung menghubungi pelanggan lain yang selalu minta jadwal Sabtu, dan jam itu pun terisi kembali.

Di mana aku bisa menyalakan, mematikan, atau mengubah waktunya?

Di panelmu, masuk ke Marketing, Otomatisasi. Dari Jadwal kamu juga bisa sampai ke sana: di Pengaturan ada «Pesan otomatis untuk pelangganmu», dengan tombol Buka Otomatisasi.

Di grup «Tentang jadwal temu» ada Konfirmasi Jadwal, Pengingat, dan Pengingat Kedua. Di kedua pengingat, kamu memilih «Kapan?», dan di ketiganya ada saklar Juga lewat WhatsApp, kalau-kalau ada yang kamu mau hanya lewat email. Layar yang sama juga meringkasnya di bagian atas: «Semua terkirim lewat email. Konfirmasi dan pengingat juga terkirim lewat WhatsApp. Semuanya tanpa biaya.»

Bagaimana cara memasangnya di spaku?

Ceritakan usahamu ke Proyecta dengan kata-katamu sendiri. Kira-kira begini: “sebuah halaman untuk spa pijat dan perawatan wajahku di Chetumal, dengan pijat relaksasi 60 dan 90 menit, pijat pelepas otot kaku, facial mendalam dan pembersihan wajah lengkap dengan harga dan durasinya, jadwal temu online, alamat tempat usahaku dengan peta dan tombol WhatsApp”.

Begitu halamanmu dipublikasikan dan jadwal mulai menerima pemesanan, konfirmasi dan pengingat akan terkirim sendiri.

Dan minggu ini, untuk setiap pelanggan yang tidak datang, kirimkan saja ini: «kamu lupa atau ada kendala?». Dengan jawaban selama sebulan, kamu akan tahu berapa banyak ketidakhadiranmu yang bisa diatasi oleh sebuah pengingat. Mulai di proyecta.dev.