การแจ้งเตือนนัดหมายผ่าน WhatsApp ช่วยลดการไม่มาได้แค่ไหน และควรเขียนว่าอะไร

Diana เปิดสปานวดและทำหน้าอยู่ที่ Chetumal จนถึงเดือนกันยายน เธอเป็นคนส่งข้อความแจ้งเตือนนัดหมายผ่าน WhatsApp เอง ตอนกลางคืนหลังปิดสปาแล้ว เธอจะคัดลอกนัดของวันถัดไปจากสมุดบันทึก แล้วพิมพ์ข้อความส่งลูกค้าแต่ละคนจากมือถือของเธอ คืนไหนที่เลิกงานจากห้องนวดช้า เธอก็ลืม และวันรุ่งขึ้นก็มีลูกค้าบางคนไม่มา

ในเดือนกันยายน มีนัด 12 ครั้งที่พลาด เจ็ดคนในนั้นเขียนมาขอโทษทีหลัง บอกว่าลืมไปหรือเข้าใจว่าเป็นอีกวัน สามคนบอกว่ามีเรื่องแทรกเข้ามาแต่ไม่รู้จะยกเลิกยังไงโดยไม่รู้สึกเสียมารยาท ส่วนอีกสองคนไม่ตอบกลับเลย จากตัวเลขนี้เธอรู้ว่าข้อความของเธอต้องทำอะไร คือเตือนทั้งเจ็ดคนนั้น และเปิดทางง่าย ๆ ให้สามคนนั้นแจ้งล่วงหน้าได้

การแจ้งเตือนนัดหมายผ่าน WhatsApp คืออะไร

การแจ้งเตือนนัดหมายผ่าน WhatsApp คือข้อความที่ส่งไปถึงลูกค้าของคุณก่อนถึงเวลานัด เพื่อบอกว่าเธอมีนัดอะไร เมื่อไหร่ และที่ไหน พร้อมถามว่าจะมาหรือไม่ ส่วนข้อความยืนยันนัดเป็นอีกข้อความหนึ่ง จะส่งไปทันทีที่เธอจองนัด พร้อมปุ่มสองปุ่ม คือ «เปลี่ยนเวลา» และ «ยกเลิกนัด»

ใน Proyecta ทั้งสองข้อความจะเปิดทำงานอัตโนมัติทันทีที่หน้าเว็บของคุณมีระบบนัดหมาย และส่งออกทั้งทางอีเมลและ WhatsApp โดยไม่มีค่าใช้จ่าย ข้อความ WhatsApp จะส่งในชื่อสปาของคุณผ่านสายแจ้งเตือนของ Proyecta และเริ่มส่งตั้งแต่วันที่คุณเผยแพร่หน้าเว็บ ลูกค้าทุกคนที่ทิ้งเบอร์ WhatsApp ไว้ตอนจองจะได้รับข้อความนี้ รวมถึงคนที่คุณเพิ่มเองใน นัดใหม่ พร้อมเบอร์โทรของเธอ ใต้ช่องข้อมูลของลูกค้า หน้าเว็บจะแจ้งเธอว่าข้อความยืนยันและข้อความแจ้งเตือนจะส่งไปทางช่องทางนี้

การแจ้งเตือนช่วยลดการไม่มาได้กี่ครั้ง

มันช่วยลดกรณีที่ลืมนัดได้ และด้วยปุ่มกดเหล่านี้ หลายคนที่ไม่กล้าพิมพ์ข้อความแจ้งก็จะกลายเป็นการแจ้งล่วงหน้าทันเวลาแทน ส่วนคนที่ตั้งใจไม่มาอยู่แล้ว ไม่มีข้อความไหนหยุดเธอได้

ในเดือนกันยายนของ Diana นั่นหมายถึงเจ็ดครั้งที่การแจ้งเตือนป้องกันได้ สามครั้งที่อาจกลายเป็นการแจ้งล่วงหน้าทันเวลา และสองครั้งที่แก้ไขไม่ได้ ตัวเลขของคุณจะแตกต่างออกไป เพราะฉะนั้นควรนับของตัวเองก่อนจะเชื่อเปอร์เซ็นต์ใด ๆ ถ้าการไม่มาของคุณส่วนใหญ่มาจากการลืม การแจ้งเตือนคือสิ่งแรกที่คุณต้องมี แต่ถ้าส่วนใหญ่เป็นลูกค้าที่ไม่ตอบกลับเลย สิ่งที่ช่วยคุณได้คือการเก็บเงินมัดจำล่วงหน้า

ข้อความควรเขียนว่าอะไรให้ลูกค้ามาตามนัดจริง ๆ

ห้าอย่าง คือ ส่งมาจากใคร มีบริการอะไร วันและเวลาไหน ที่ไหน และคำถามที่ตอบได้ด้วยการแตะปุ่มเดียว ถ้าขาดอย่างใดอย่างหนึ่งไป ลูกค้าต้องพิมพ์ถามคุณเอง และหลายคนก็ไม่ทำอย่างนั้น

นี่คือข้อความแจ้งเตือนที่ส่งไปถึง Alondra ลูกค้าของ Diana สำหรับนัดทำหน้าของเธอ:

สวัสดีค่ะ Alondra เราส่งข้อความจาก Spa Diana เพื่อแจ้งเตือนนัดของคุณ: เฟเชียลเจาะลึก ในวันศุกร์ที่ 6 พฤศจิกายน เวลา 17.00 น.

เราคอยคุณอยู่ที่ ชื่อถนนและเลขที่ของสปา วิธีไปยังไง: ลิงก์ไปยังแผนที่

คุณจะมาได้ไหมคะ ยืนยันด้วยปุ่มด้านล่าง หรือตอบข้อความนี้ถ้าต้องการเปลี่ยนนัด

ด้านล่างมีปุ่มสามปุ่ม: «ยืนยัน», «เปลี่ยนเวลา» และ «ยกเลิกนัด»

ข้อความนี้เป็นแบบตายตัว เพราะ WhatsApp อนุญาตให้ธุรกิจเริ่มส่งข้อความได้เฉพาะแบบที่ได้รับการอนุมัติไว้ล่วงหน้าเท่านั้น คุณดูได้ที่ ดูข้อความ ใต้หัวข้อ «ลูกค้าของคุณจะได้รับแบบนี้» พร้อมข้อมูลตัวอย่าง ส่วนที่ขึ้นอยู่กับคุณคือข้อมูลที่ใส่เข้าไปในข้อความ:

1. ชื่อบริการจะแสดงตามที่คุณตั้งไว้ในระบบนัดหมาย «เฟเชียลเจาะลึก» เป็นชื่อที่เข้าใจได้ทันที ส่วน «Ritual Sak Nikté» จะทำให้เธอต้องถามว่าคืออะไร
2. ที่อยู่จะดึงมาจาก ระบบนัดหมาย, สาขา, ในการ์ด «ร้านของคุณ» ถ้าในนั้นเขียนไว้แค่ «Chetumal» ข้อความแจ้งเตือนจะส่งไปโดยไม่มีบรรทัด «วิธีไปยังไง»

อีเมลแจ้งเตือนก็มีข้อมูลเดียวกัน พร้อมที่อยู่ที่ลิงก์ไปยังแผนที่ และปุ่มที่เขียนว่า «ใช่ ฉันจะไปค่ะ»

ควรส่งล่วงหน้านานแค่ไหน

ล่วงหน้าหนึ่งวันใช้ได้กับเกือบทุกกรณี และค่าตั้งต้นก็เป็นแบบนั้นอยู่แล้ว: «ล่วงหน้า 24 ชั่วโมง» ลูกค้าของคุณจะมีเวลาจัดตารางวันของเธอ และถ้าเธอมาไม่ได้ คุณก็มีเวลาเสนอช่วงเวลานั้นให้คนอื่นแทน

คุณยังตั้งให้ส่งล่วงหน้า 1, 2, 4, 12 หรือ 48 ชั่วโมงได้ด้วย และมีสามกฎที่ทำงานเองโดยอัตโนมัติ ไม่มีข้อความแจ้งเตือนไหนส่งก่อน 8 โมงเช้า ตามเวลาของธุรกิจคุณ ถ้าลูกค้าจองนัดด้วยเวลาที่สั้นกว่าระยะที่คุณตั้งไว้สำหรับการแจ้งเตือน ข้อความนั้นก็จะไม่ส่งออกไป เพราะข้อความยืนยันเพิ่งไปถึงเธอ และสองข้อความแจ้งเตือนจะไม่ส่งถึงเธอห่างกันน้อยกว่าหนึ่งชั่วโมงเด็ดขาด

กฎข้อที่สองทำให้ Diana ต้องเปลี่ยนแผน ลูกค้าหลายคนของเธอจองนัดตอนกลางคืนสำหรับวันถัดไป ซึ่งคนกลุ่มนี้จะไม่ได้รับข้อความแจ้งเตือนล่วงหน้า 24 ชั่วโมงเลย เธอจึงเปิด การแจ้งเตือนครั้งที่สอง ไว้ที่ «ล่วงหน้า 2 ชั่วโมง» ซึ่งส่งด้วยข้อความแบบเดียวกัน

เกิดอะไรขึ้นเมื่อลูกค้ากดปุ่มหรือตอบกลับ

ถ้าเธอกด «ยืนยัน» นัดของเธอจะถูกบันทึกไว้ในระบบนัดหมายของคุณ: ในรายการจะแสดงคำว่า «ยืนยันแล้ว» และในปฏิทินจะมีไอคอนเล็ก ๆ กำกับไว้ด้วยชื่อนั้น ถ้าเธอยืนยันจากอีเมลด้วยปุ่ม «ใช่ ฉันจะไปค่ะ» ก็เป็นผลเหมือนกัน

ถ้าเธอกด «เปลี่ยนเวลา» หรือ «ยกเลิกนัด» หรือพิมพ์ข้อความในแชท ผู้ช่วยของธุรกิจคุณจะตอบกลับในบทสนทนาเดียวกันนั้นเลย โดยจะบอกซ้ำว่าเป็นนัดเรื่องอะไร รอให้เธอตอบตกลง แล้วค่อยเลื่อนนัดหรือยกเลิกให้ และคุณจะได้รับการแจ้งเตือนด้วย

ตรงนี้แหละที่ช่วยสามคนที่ไม่รู้จะแจ้งยังไง เพราะการพิมพ์ว่า «ไปไม่ได้แล้วค่ะ» เป็นเรื่องที่พูดยาก แต่การกดปุ่มแทบไม่ต้องใช้ความพยายามเลย สัปดาห์แรก ลูกค้าคนหนึ่งยกเลิกนัดนวดวันเสาร์เวลา 11 โมง ตั้งแต่วันศุกร์เวลา 6 โมงเย็น Diana จึงเขียนไปถึงลูกค้าอีกคนที่มักขอจองช่วงวันเสาร์เป็นประจำ และช่วงเวลานั้นก็ถูกจองเต็มทันที

เปิด ปิด หรือเปลี่ยนเวลาได้ที่ไหน

ในแผงควบคุมของคุณ ไปที่ การตลาด, การทำงานอัตโนมัติ คุณไปที่หน้านี้ได้จากระบบนัดหมายด้วยเหมือนกัน: ใน การตั้งค่า จะมีหัวข้อ «ข้อความอัตโนมัติถึงลูกค้าของคุณ» พร้อมปุ่ม ไปที่การทำงานอัตโนมัติ

ในกลุ่ม «เกี่ยวกับนัดหมายของลูกค้า» จะมี การยืนยันนัด, การแจ้งเตือน และ การแจ้งเตือนครั้งที่สอง ในสองการแจ้งเตือนนี้คุณเลือกได้ว่า «เมื่อไหร่?» และในทั้งสามรายการจะมีสวิตช์ ส่งทาง WhatsApp ด้วย เผื่อบางรายการคุณอยากให้ส่งทางอีเมลเท่านั้น หน้าจอเดียวกันสรุปไว้ด้านบนว่า «ทุกข้อความส่งทางอีเมล การยืนยันและการแจ้งเตือนส่งทาง WhatsApp ด้วย ทั้งหมดนี้ไม่มีค่าใช้จ่าย»

จะเริ่มใช้กับสปาของฉันยังไง

อธิบายธุรกิจของคุณกับ Proyecta ด้วยคำพูดของคุณเอง เช่น: “หน้าเว็บสำหรับสปานวดและทำหน้าของฉันใน Chetumal มีนวดผ่อนคลาย 60 และ 90 นาที นวดคลายกล้ามเนื้อ เฟเชียลเจาะลึก และทำความสะอาดผิวหน้า พร้อมราคาและระยะเวลาของแต่ละบริการ จองนัดออนไลน์ได้ มีที่อยู่ของร้านพร้อมแผนที่และปุ่ม WhatsApp”

พอหน้าเว็บของคุณเผยแพร่แล้วและระบบนัดหมายเริ่มรับนัดได้ ข้อความยืนยันและการแจ้งเตือนก็จะส่งออกไปเองโดยอัตโนมัติ

และสัปดาห์นี้ ทุกครั้งที่มีลูกค้าไม่มาตามนัด ลองส่งข้อความนี้ไปแค่ประโยคเดียว: «ลืมไปหรือมีอะไรติดขัดคะ?» พอครบหนึ่งเดือน คำตอบที่ได้จะบอกคุณว่าการแจ้งเตือนช่วยแก้ปัญหาการไม่มาได้กี่ครั้ง เริ่มต้นได้ที่ proyecta.dev