Sistem kasir untuk spa yang menagih sesi dan produk dalam struk yang sama

Andrea punya spa urban di San Pedro Garza García, dengan tiga kabin perawatan dan satu rak berisi minyak serta krim di samping meja resepsionis. Dia mulai mencari sistem kasir untuk spa karena satu kejadian yang berulang setiap hari Sabtu.

Regina baru keluar dari pijat 90 menit dan menanyakan minyak lavender yang dipakai di kabin. Paulina, resepsionisnya, sudah menagih biaya pijat itu lewat mesin EDC bank: $1,250. Untuk minyaknya, $380, kartunya digesek lagi. Regina pulang dengan dua voucher dan pertanyaan kenapa tidak ditagih sekaligus. Minyaknya hanya tercatat di buku catatan di rak, tanpa nama, sementara pijatnya ada di jadwal, tanpa minyaknya.

Apa itu sistem kasir untuk spa?

Ini adalah kasir di meja resepsionismu, tempat semua yang terjadi di kabin dan yang dibawa klien dari rak ditagih dalam satu struk yang sama. Yang membedakannya dari mesin EDC atau buku catatan adalah dia terhubung dengan jadwalmu: begitu ditagih, sesi itu langsung tercatat lunas.

Di Proyecta, setiap halaman yang punya jadwal dilengkapi Sistem Kasir, di dalam menu Penjualan. Pemilik usaha membuat kasirnya sekali lewat Buat Kasir Saya, dan muncul Kasir 1 dengan tiga cara pembayaran: Tunai, Mesin EDC Bank, dan Transfer. Sebelumnya kamu perlu mengaktifkan satu metode pembayaran, dan «Transfer atau tunai» saja sudah cukup; untuk membuka kasir di resepsionis, halamanmu harus sudah dipublikasikan. Dari situ, siapa pun yang bertugas membuka shiftnya dan mulai menagih.

Layananmu tidak perlu dimasukkan dua kali. Setiap layanan yang dipublikasikan dengan harga otomatis muncul di Katalog kasir, berdampingan dengan produk-produkmu.

Bagaimana cara menagih sesi dan produk dalam struk yang sama?

Langsung dari sesinya: di jadwal, sesi milik Regina punya tombol Tagih, dan begitu ditekan, kasir terbuka dengan tulisan «Menagih sesi milik Regina», pijatnya sudah ada di struk, dan Regina tercatat sebagai kliennya. Kalau resepsionismu memakai Konter, barisnya langsung menunjukkan «Tagih $1,250.00» begitu statusnya ditandai sebagai hadir.

Ada empat langkah:

1. Tekan Tagih pada sesinya. Jika belum ada yang membuka shift, kasir akan memintanya: «Buka kasir untuk menagih sesi ini.»
2. Tekan minyak lavender di Katalog dan otomatis masuk ke struk yang sama.
3. Tekan Tagih, pilih cara klien membayar, lalu tekan Konfirmasi Tagihan.
4. Kasir menampilkan «Penjualan Tercatat» dan «Sesi Ditandai Lunas», dan Kembali ke Jadwal membawamu balik ke tempat semula.

Dengan satu tagihan itu, tiga hal terjadi sekaligus: sesinya berubah jadi Lunas di jadwalmu, minyaknya berkurang dari stokmu, dan penjualannya masuk ke shift Paulina lengkap dengan cara pembayarannya. Kartu sesi itu menampilkan total struk, termasuk minyaknya. Sabtu berikutnya, Regina membayar pijat dan minyak hanya dengan satu voucher senilai $1,630.

Dan klien yang cuma datang untuk beli krim pun ditagih dengan cara yang sama, tanpa sesi: tekan krimnya, lalu Tagih.

Dengan apa klienmu bisa membayar di kasir?

Dengan apa pun yang sudah kamu terima di resepsionis: tunai, mesin EDC bank, atau transfer. Mesin EDC Bank berlaku untuk mesin yang sudah diberikan bankmu: kamu tetap menagih seperti biasa di mesin itu, lalu tekan tombol tersebut agar kasir mencatatnya, dan kalau mau, masukkan nomor vouchernya di Referensi atau Otorisasi.

Kalau klien membayar sebagian tunai dan sisanya dengan kartu, Paulina memasukkan jumlah yang dibayar tunai, beralih ke Mesin EDC Bank, lalu tekan Tagih Sisanya. Kedua cara pembayaran itu tercatat dalam struk yang sama.

Yang tidak muncul di struk sebuah sesi adalah Kartu dengan QR, metode pembayaran yang dibayar klien langsung dari ponselnya. Itu khusus untuk penjualan tanpa sesi.

Apa yang terjadi jika klien sudah membayar uang muka?

Maka Tagih tidak membuat struk baru. Sesi itu sudah punya pesanan sejak dibuat reservasinya, dan di jadwal tertulis «Uang Muka Dibayar»; hal yang sama berlaku untuk yang berstatus «Bayar di Tempat». Kasir akan membawamu ke Saldo untuk menagih sisa dari pesanan itu, sementara minyaknya masuk ke penjualan terpisah sesaat kemudian.

Jika klien sudah membayar penuh secara online, sesinya akan langsung menunjukkan status Lunas dan tidak ada lagi yang perlu ditagih.

Apakah produk otomatis dikurangi dari inventarismu saat terjual di kasir?

Ya. Setiap produk dengan Stok akan berkurang untuk setiap unit yang terjual di kasir, dan di Katalog, Paulina bisa melihat berapa sisanya («6 tersedia») atau «Stok Habis». Kasir tidak akan menjual produk yang sudah tidak tersedia, kecuali kamu mengaktifkan Jual Tanpa Stok di aturan kasir.

Agar tahu sebelum stoknya benar-benar habis, di daftar produkmu kamu bisa mengatur Beri Tahu Saya Jika Tersisa dengan angka tertentu untuk setiap produk. Begitu stok mencapai angka itu, produknya ditandai Perlu Restok. Barang yang baru masuk kamu tambahkan di Penjualan › Penerimaan, lewat Penerimaan Barang.

Apakah struk kasir bisa dipakai sebagai faktur?

Tidak. Di bagian bawah struk tercetak tulisan «Struk ini bukan dokumen pajak resmi (CFDI).», kecuali kamu menulis sendiri Teks Bawah di pengaturan kasir. Kalau klienmu minta faktur, kamu tetap membuatnya secara terpisah seperti biasa.

Yang memang tercantum: pijat dan minyaknya lengkap dengan harga, totalnya, nomor folio, dan siapa yang melayani. Kalau Regina tidak mau struk fisik, Kirim via WhatsApp akan menyusun pesan dengan struk yang sama untuk dikirimkan kepadanya.

Di mana kamu bisa melihat apa yang terjual dari rakmu?

Di Penjualan › Laporan, pada bagian Terlaris: setiap barang, berapa unit, dan berapa nilai penjualannya. Di bulan pertamanya, Andrea melihat 23 minyak lavender dan 4 krim kelapa terjual, padahal krimnya justru lebih terlihat di rak. Dia lalu memindahkan krim itu ke kabin facial, tempat krim itu benar-benar dipakaikan ke klien.

Kalau timmu dibayar komisi berdasarkan persentase, minyak dalam struk itu juga ikut dihitung. Jadwal menganggap seluruh struk sebagai pemasukan dari sesi tersebut, dan komisinya dihitung dari jumlah itu. Kalau kamu tidak mau minyaknya ikut masuk ke komisi terapis, tagihlah itu dalam penjualan yang terpisah.

Bagaimana cara menerapkannya di spaku?

Ceritakan bisnismu ke Proyecta dengan kata-katamu sendiri. Kira-kira seperti ini: “buatkan halaman untuk spa-ku di San Pedro Garza García, dengan pijat, facial, dan perawatan tubuh lengkap dengan harga dan durasinya, booking online untuk setiap terapis, serta minyak dan krim yang kujual di resepsionis, lengkap dengan harga dan jumlah stok masing-masing”.

Setelah halamanmu dipublikasikan, sistem kasir untuk spa-mu ada di Penjualan › Sistem Kasir: buat kasirmu, dan sejak hari itu setiap sesi bisa ditagih lewat tombol Tagih. Kalau halamanmu belum punya produk, minta saja ke chat Proyecta untuk menambahkannya.

Dan hari ini, coba cari voucher dari Sabtu terakhirmu, lalu sisihkan pasangan voucher dengan empat digit akhir yang sama dan selisih waktu hanya beberapa menit. Setiap pasangan itu adalah klien yang sesinya dan produknya kamu tagih secara terpisah. Mulai sekarang di proyecta.dev.