Kassasysteem voor spa's dat de afspraak en het product op hetzelfde ticket afrekent

Andrea heeft een stadsspa in San Pedro Garza García, met drie behandelcabines en een schap met oliën en crèmes naast de receptie. Ze ging op zoek naar een kassasysteem voor spa’s vanwege een scène die zich elke zaterdag herhaalde.

Regina kwam uit een massage van 90 minuten en vroeg naar de lavendelolie die tijdens de behandeling was gebruikt. Paulina, de receptioniste, had de massage al afgerekend op de pinautomaat van de bank: $1,250. Voor de olie, $380, werd de kaart nog een keer gehaald. Regina ging weg met twee bonnetjes en de vraag waarom het niet samen was afgerekend. De olie bleef genoteerd in het schriftje bij het schap, zonder naam, en de massage stond in de agenda, zonder de olie.

Wat is een kassasysteem voor spa’s?

Het is de kassa van je receptie, waar je in één ticket afrekent wat er in de cabine is gebeurd en wat de klant van het schap meeneemt. Het verschil met een pinautomaat of een schriftje is dat hij je agenda kent: zodra je afrekent, staat de afspraak als betaald.

In Proyecta heeft elke pagina met een agenda Kassa onder Verkopen. De eigenaresse maakt haar kassa één keer aan met Mijn kassa aanmaken, en dan verschijnt Kassa 1 met drie betaalmethoden: Contant, Pinautomaat van de bank en Overschrijving. Eerst heb je een actieve betaalmethode nodig, en «Overschrijving of contant» is al genoeg; om de kassa bij de receptie te openen moet je pagina gepubliceerd zijn. Van daaruit opent wie bedient haar dienst en rekent af.

Je diensten worden niet twee keer ingevoerd. Elke gepubliceerde dienst met een prijs verschijnt automatisch in de Catalogus van de kassa, samen met je producten.

Hoe reken ik de afspraak en het product op hetzelfde ticket af?

Vanuit de afspraak: in de agenda heeft die van Regina de knop Afrekenen, en zodra je erop tikt, opent de kassa met «Afspraak van Regina afrekenen», de massage al op het ticket en Regina als klant. Als je receptie Balie gebruikt, staat er bij haar regel «Afrekenen $1,250.00» zodra ze als aanwezig wordt gemarkeerd.

Het zijn vier stappen:

1. Je tikt op Afrekenen bij de afspraak. Als nog niemand een dienst heeft geopend, vraagt de kassa erom: «Open de kassa om de afspraak af te rekenen.»
2. Je tikt op de lavendelolie in de Catalogus en die wordt toegevoegd aan hetzelfde ticket.
3. Je tikt op Afrekenen, kiest hoe er wordt betaald en tikt op Betaling bevestigen.
4. De kassa zegt «Verkoop geregistreerd» en «Afspraak gemarkeerd als betaald», en Terug naar de agenda brengt je terug naar waar je was.

Met die afrekening gebeuren drie dingen tegelijk: de afspraak krijgt de status Betaald in je agenda, de olie gaat van je voorraad af en de verkoop komt op Paulina’s dienst terecht met de gebruikte betaalmethode. De kaart van de afspraak laat het totaal van het ticket zien, olie inbegrepen. De zaterdag erna betaalde Regina massage en olie met één bonnetje van $1,630.

En de klant die alleen binnenkomt voor een crème, reken je op dezelfde manier af, zonder afspraak: je tikt op de crème en op Afrekenen.

Waarmee kan je klant bij de kassa betalen?

Met wat je al accepteert bij de receptie: contant, de pinautomaat van je bank of een overschrijving. Pinautomaat van de bank is voor de pinautomaat die je bank je al gaf: je rekent erop af zoals altijd en tikt op die knop zodat de kassa het registreert, met het bonnummer in Referentie of autorisatie als je wilt.

Wanneer een klant een deel contant betaalt en de rest met kaart, schrijft Paulina op wat ze contant kreeg, gaat naar Pinautomaat van de bank en tikt op Rest afrekenen. Beide betaalmethoden blijven op hetzelfde ticket staan.

Wat niet voorkomt op het ticket van een afspraak is Kaart met QR, de betaling die je klant vanaf haar mobiel doet. Die is voorbehouden aan verkopen zonder afspraak.

Wat gebeurt er als de klant al een aanbetaling heeft gedaan?

Dan stelt Afrekenen geen nieuw ticket samen. Die afspraak heeft al een bestelling vanaf het moment dat ze werd geboekt, en in de agenda staat «Aanbetaling betaald»; hetzelfde geldt voor een afspraak met «Betaalt in de zaak». De kassa brengt je naar Saldi om het resterende bedrag van die bestelling te innen, en de olie gaat in een aparte verkoop, een moment later.

Als ze alles al online heeft betaald, staat de afspraak al op Betaald en is er niets meer af te rekenen.

Gaat het product van je voorraad af als je het bij de kassa verkoopt?

Ja. Elk product met Voorraad gaat met elk verkocht stuk in de kassa omlaag, en in de Catalogus ziet Paulina hoeveel er nog over zijn («6 beschikbaar») of «Uitverkocht». De kassa verkoopt niet wat er niet meer is, tenzij je Verkopen zonder voorraad activeert in de kassaregels.

Om het te weten voordat het op is, zet je bij elk product in je productenlijst Waarschuw me als er nog over zijn en een getal. Zodra het zover is, krijgt het product het label Bijvullen. De koopwaar die bij je binnenkomt, voeg je toe via Verkopen › Inkomende voorraad, met Voorraad ontvangen.

Is het kassaticket een factuur?

Nee. Onderaan het gedrukte ticket staat «Dit ticket is geen fiscaal document (CFDI).», tenzij je in de kassa-instellingen je eigen Tekst onderaan schrijft. Als je klant een factuur vraagt, maak je die nog steeds apart.

Wat er wel op staat: de massage en de olie met hun prijs, het totaal, het volgnummer en wie de behandeling heeft gegeven. Als Regina geen papier wil, stelt Versturen via WhatsApp een bericht samen met hetzelfde ticket om het naar haar te sturen.

Waar zie je wat je schap heeft verkocht?

In Verkopen › Rapporten, bij Bestverkocht: elk artikel, hoeveel stuks en hoeveel het opbracht. In haar eerste maand zag Andrea 23 lavendeloliën en 4 kokoscrèmes, ook al stond de crème beter in het zicht. Ze verplaatste de crème naar de gezichtsbehandelcabine, waar hij wel op de klant wordt aangebracht.

Als je je team een percentagecommissie betaalt, telt de olie op het ticket ook mee. De agenda neemt het volledige ticket als de omzet van die afspraak, en de commissie wordt op dat bedrag berekend. Als je niet wilt dat de olie meetelt in de commissie van de therapeute, reken hem dan af in een aparte verkoop.

Hoe zet ik dit op in mijn spa?

Beschrijf je bedrijf in Proyecta met je eigen woorden. Zoiets als: “een pagina voor mijn spa in San Pedro Garza García, met massages, gezichtsbehandelingen en lichaamsbehandelingen met hun prijs en duur, online afspraken bij elke therapeute, en de oliën en crèmes die ik bij de receptie verkoop, met hun prijs en hoeveel ik er van elk heb”.

Zodra de pagina gepubliceerd is, vind je je kassasysteem voor spa’s bij Verkopen › Kassa: je maakt je kassa aan en vanaf die dag reken je elke afspraak af met de knop Afrekenen. Als je pagina nog geen producten heeft, vraag de chat van Proyecta dan om de jouwe toe te voegen.

En zoek vandaag nog de bonnetjes van je laatste zaterdag op en leg de paren apart met dezelfde laatste vier cijfers en maar een paar minuten verschil. Elk paar is een klant bij wie je de afspraak en het product los hebt afgerekend. Begin op proyecta.dev.