Come calcolare le commissioni del tuo team senza litigare ogni quindicina

Yesenia ha un salone di unghie a Nuevo Laredo e tre manicuriste, Jazmín, Fany e Wendy, che guadagnano il 40% del lavoro svolto e vengono pagate ogni quindicina. Se ti è mai capitato di calcolare le commissioni del tuo team, sai già che la percentuale quasi mai è il problema. Il problema è il sabato di paga.

Quel sabato si siede con il quaderno degli appuntamenti, il WhatsApp del salone e la calcolatrice del cellulare. Fany giura che martedì ha fatto due set di acrilico e nel quaderno ne compare uno solo. Wendy chiede perché non le hanno contato la cliente delle undici, e Yesenia deve ricordarsi che quella cliente non si è mai presentata. Due ore dopo tutte vengono pagate, e nessuna se ne va convinta.

La commissione è una moltiplicazione. La parte difficile è metterci d’accordo su cosa si moltiplica. Ecco come far uscire il conto direttamente dalla tua agenda, e cosa controllare prima di pagare.

Cos’è una commissione e come si calcola?

Una commissione è la parte di ogni servizio che spetta a chi lo ha svolto. Si calcola in due modi: una percentuale del prezzo dell’appuntamento, oppure un importo fisso per ogni appuntamento svolto.

Con i numeri di Yesenia: unghie acriliche costano $380 e la manicurista si porta a casa il 40%, cioè $152. Un gelish da $220 lascia $88.

L’importo fisso serve dove la percentuale si riduce quasi a niente. Togliere l’acrilico costa $100, e il 40% erano $40 per mezz’ora di lima. Nessuna lo voleva fare e se lo scaricavano sempre a vicenda. Yesenia l’ha cambiato in $60 fissi per appuntamento, e da allora nessuna lo passa più all’altra.

Perché si litiga sulle commissioni ogni quindicina?

Quasi mai per la percentuale. Si litiga per la lista: quali appuntamenti sono avvenuti, quali no, e a che prezzo è stato pagato ciascuno. Se quella lista si costruisce a memoria il giorno di paga, ognuna porta la sua.

Nel salone di Yesenia le discussioni erano sempre tre:

1. La cliente che non si è presentata. Era nel quaderno, nessuno l’ha depennata, e ognuna ricordava qualcosa diverso.
2. Il prezzo che è cambiato. Il gelish è passato da $200 a $220 a metà quindicina, e nessuno sapeva con quale prezzo si doveva pagare.
3. Lo sconto della casa. La cugina di Fany ha pagato $300 per un acrilico da $380. Il 40% di quale dei due?

Nessuna di queste è un problema di matematica: tutte e tre sono problemi di lista. La prima si risolve se la lista esce dalla stessa agenda con cui hai lavorato, e questo include la cliente che arriva senza appuntamento: se non la registri con Nuovo appuntamento, per il report non esiste. Era questo il secondo acrilico di Fany. Le altre due si controllano in una colonna del report, e più avanti ti dico quale.

Come calcola Proyecta le commissioni del tuo team?

Se la tua pagina ha un’agenda e ogni persona del tuo team ha la sua, nella tua dashboard compare Commissioni, dentro Agenda, non appena ci sono almeno due agende attive. Con una sola, la sezione non compare. La vede solo chi amministra la pagina; il tuo team no.

Ha due visualizzazioni:

• Regole. Per ogni persona imposti una Commissione generale, che si applica a tutti i servizi che svolge, e la cambi nel servizio che ne ha un’altra. Ogni regola è Percentuale dell’appuntamento oppure Importo fisso per appuntamento. Finché non ne imposti nessuna, tutte le commissioni risultano $0.00.
• Report. Scegli il periodo e vedi le vendite dei servizi, il totale delle commissioni e una tabella per persona. Vedi dettaglio mostra quanto ha guadagnato ciascuna per servizio.

I periodi disponibili sono questa settimana, questo mese, il mese scorso e gli ultimi 90 giorni. Per una quindicina usa Personalizzato: dal 1 al 15, e dal 16 all’ultimo giorno del mese.

Scarica CSV ti dà il file con tutti gli appuntamenti del periodo, uno per riga, con due colonne finali: Base, cioè la cifra su cui si è calcolata la commissione, e Commissione. È il foglio che mostri a chi fa domande.

Yesenia l’ha impostato così: 40% generale per tutte e tre, e per il ritiro dell’acrilico, $60 per appuntamento. Proyecta fa il conto, e il denaro continua a uscire dalla sua cassa, come sempre.

Quali appuntamenti contano per la commissione?

Contano gli appuntamenti segnati Presente e quelli già passati senza che nessuno li abbia segnati. Quelli annullati e quelli segnati Assente non contano.

Il punto di «senza che nessuno li abbia segnati» è quello da tenere d’occhio. Il report dà per scontato che un appuntamento già passato sia avvenuto, perché quasi nessuno segna quelli andati bene. La cliente delle undici che non si è mai presentata conta come svolta finché qualcuno non la segna Assente.

La regola di Yesenia: chi aveva l’appuntamento segna chi non si è presentata prima di andare a casa. Con questo si è chiusa la prima discussione.

Su quale prezzo si calcola la commissione?

Se la cliente ha pagato sulla tua pagina, la commissione si calcola su quanto è entrato da lì. Se non è stato riscosso online, si calcola sul prezzo del servizio. E se hai rimborsato un pagamento online, l’importo rimborsato si sottrae.

Restano tre casi da controllare prima di pagare:

1. Hai aumentato un prezzo a metà quindicina. Il report usa il prezzo che il servizio ha oggi. Gli appuntamenti pagati in contanti prima della modifica risultano con il prezzo nuovo. Se devi aumentare un prezzo, scarica prima il report della quindicina in corso e cambialo dopo.
2. Hai fatto uno sconto al banco. Il report non se ne accorge: prende il prezzo del servizio. I $300 della cugina di Fany risultano come $380. Se fai sconti, annotali e correggi quella commissione a mano.
3. Hai riscosso online solo un anticipo. Se il resto te l’hanno pagato in contanti, la Base di quell’appuntamento è l’anticipo, non il servizio completo.

I primi due non li vede nessun report, perché sono successi al tuo banco: si gestiscono con l’abitudine. Il terzo invece si vede, come una Base più piccola del prezzo del servizio. Nel salone di Yesenia sono due o tre per quindicina, e si controllano in cinque minuti.

Come lo attivo nella mia attività?

Descrivi la tua attività a Proyecta con le tue parole. Qualcosa come: “una pagina per il mio salone di unghie a Nuevo Laredo, con agenda per tre manicuriste, Jazmín, Fany e Wendy, ognuna con il suo orario; servizi: acriliche $380, gelish $220, pedicure spa $300 e ritiro acrilico $100; pulsante WhatsApp”.

Con le agende che già ricevono appuntamenti, imposti le regole in Commissioni una sola volta. Il giorno di paga scegli la quindicina, controlli e paghi.

Prima del tuo prossimo giorno di paga, scrivi in una riga come paghi il tuo team, con i numeri: «40% su tutto, tranne il ritiro, che è $60». Se ti vengono fuori tre righe e un «va bene, tranne quando…», lì c’è la tua prossima lite. La riga che resta è quella che andrai a inserire in Regole. Inizia su proyecta.dev.