Comment calculer les commissions de votre équipe sans vous disputer chaque quinzaine

Yesenia a un salon de manucure à Nuevo Laredo et trois manucures, Jazmín, Fany et Wendy, qui gagnent 40 % de ce qu’elles travaillent et sont payées chaque quinzaine. Si vous avez déjà eu à calculer les commissions de votre équipe, vous savez que le pourcentage n’est presque jamais le problème. Le problème, c’est le samedi de paie.

Ce samedi-là, elle s’installe avec le cahier de rendez-vous, le WhatsApp du salon et la calculatrice du téléphone. Fany jure que le mardi elle a fait deux poses d’acrylique, et il n’y en a qu’une dans le cahier. Wendy demande pourquoi on n’a pas compté la cliente de onze heures, et Yesenia doit se souvenir que cette cliente n’est jamais venue. Deux heures plus tard, tout le monde est payée, et personne ne repart convaincue.

Une commission, c’est une multiplication. Ce qui est difficile, c’est de se mettre d’accord sur ce qu’on multiplie. Voici comment laisser le calcul sortir directement de votre agenda, et ce qu’il faut vérifier avant de payer.

Qu’est-ce qu’une commission et comment la calculer ?

Une commission, c’est la part de chaque service qui revient à la personne qui l’a réalisé. Elle se calcule de deux façons : un pourcentage du prix du rendez-vous, ou un montant fixe par rendez-vous honoré.

Avec les chiffres de Yesenia : une pose d’acrylique coûte 380 $ et la manucure en garde 40 %, soit 152 $. Un gelish à 220 $ en laisse 88 $.

Le montant fixe sert là où le pourcentage ne laisse presque rien. Le retrait d’acrylique coûte 100 $, et les 40 % faisaient 40 $ pour une demi-heure de ponçage. Personne ne voulait le faire et chacune le refilait à l’autre. Yesenia l’a changé pour 60 $ fixes par rendez-vous, et depuis, plus personne ne se le renvoie.

Pourquoi les commissions font-elles dispute à chaque quinzaine ?

Presque jamais pour le pourcentage. On se dispute pour la liste : quels rendez-vous ont vraiment eu lieu, lesquels non, et à quel prix chacun a été facturé. Si cette liste se construit de mémoire le jour de la paie, chacune arrive avec la sienne.

Dans le salon de Yesenia, il y avait toujours les trois mêmes disputes :

1. La cliente qui n’est pas venue. Elle était dans le cahier, personne ne l’avait rayée, et chacune se souvenait d’une version différente.
2. Le prix qui a changé. Le gelish est passé de 200 $ à 220 $ en plein milieu de la quinzaine, et personne ne savait lequel utiliser pour la paie.
3. La remise maison. La cousine de Fany a payé 300 $ pour un acrylique à 380 $. Les 40 %, de lequel des deux ?

Aucune n’est un problème de mathématiques : les trois viennent de la liste. La première se règle si la liste sort de l’agenda même avec lequel vous avez travaillé, et ça inclut la cliente qui arrive sans rendez-vous : si vous ne l’ajoutez pas avec Nouveau rendez-vous, elle n’existe pas pour le rapport. C’était le second acrylique de Fany. Les deux autres se vérifient dans une colonne du rapport, et je vous dis laquelle plus bas.

Comment Proyecta calcule-t-il les commissions de votre équipe ?

Si votre page a un agenda et que chaque membre de votre équipe a le sien, l’onglet Commissions apparaît dans votre console, sous Agenda, dès qu’il y a au moins deux agendas actifs. Avec un seul, la section ne s’affiche pas. Seule la personne qui administre la page la voit ; pas votre équipe.

Elle a deux vues :

• Règles. Pour chaque personne, vous définissez une Commission générale, qui s’applique à tous les services qu’elle réalise, et vous la modifiez pour le service qui a un taux différent. Chaque règle est soit un Pourcentage du rendez-vous, soit un Montant fixe par rendez-vous. Tant que vous n’en définissez aucune, toutes les commissions sortent à 0,00 $.
• Rapport. Vous choisissez la période et vous voyez les ventes de services, le total des commissions et un tableau par personne. Voir le détail affiche ce que chacune a gagné par service.

Les périodes proposées sont cette semaine, ce mois, le mois dernier et les 90 derniers jours. Pour une quinzaine, utilisez Personnalisé : du 1er au 15, et du 16 au dernier jour du mois.

Télécharger le CSV vous donne le fichier avec tous les rendez-vous de la période, un par ligne, avec deux colonnes à la fin : Base, le montant sur lequel la commission a été calculée, et Commission. C’est le document que vous montrez à qui pose la question.

Yesenia a tout réglé ainsi : 40 % en général pour les trois, et 60 $ par rendez-vous pour le retrait d’acrylique. Proyecta fait le calcul, et l’argent continue de sortir de sa caisse, comme toujours.

Quels rendez-vous comptent pour la commission ?

Comptent les rendez-vous marqués A assisté et ceux déjà passés que personne n’a marqués. Les rendez-vous annulés et ceux marqués N’a pas assisté ne comptent pas.

Le « que personne n’a marqués » est le point à surveiller. Le rapport part du principe qu’un rendez-vous passé a bien eu lieu, parce que presque personne ne marque ceux qui se déroulent sans accroc. La cliente de onze heures qui n’est jamais venue compte comme honorée jusqu’à ce que quelqu’un la marque N’a pas assisté.

La règle de Yesenia : celle qui avait le rendez-vous marque la cliente absente avant de rentrer chez elle. Avec ça, la première dispute a disparu.

Sur quel prix se calcule la commission ?

Si la cliente a payé sur votre page, la commission se calcule sur ce qui est entré par ce canal. Si le paiement n’a pas été fait en ligne, elle se calcule sur le prix du service. Et si vous avez remboursé un paiement en ligne, le montant remboursé est déduit.

Restent trois cas à surveiller avant de payer :

1. Vous avez augmenté un prix en plein milieu de la quinzaine. Le rapport utilise le prix que le service a aujourd’hui. Les rendez-vous payés en espèces avant le changement sortent avec le nouveau prix. Si vous comptez augmenter un prix, sortez d’abord le rapport de la quinzaine qui se termine, et changez-le ensuite.
2. Vous avez fait une remise au comptoir. Le rapport n’en sait rien : il prend le prix du service. Les 300 $ de la cousine de Fany sortent comme 380 $. Si vous faites des remises, notez-les et ajustez cette commission à la main.
3. Vous n’avez encaissé en ligne qu’un acompte. Si le reste a été payé en espèces, la Base de ce rendez-vous est l’acompte, pas le service complet.

Les deux premiers, aucun rapport ne les voit, parce qu’ils se sont passés à votre comptoir : on les règle avec l’habitude. Le troisième, lui, se voit, comme une Base plus petite que le prix du service. Dans le salon de Yesenia, il y en a deux ou trois par quinzaine, et on les vérifie en cinq minutes.

Comment je mets ça en place dans mon commerce ?

Décrivez votre commerce à Proyecta avec vos propres mots. Quelque chose comme : « une page pour mon salon de manucure à Nuevo Laredo, avec un agenda pour trois manucures, Jazmín, Fany et Wendy, chacune avec son horaire ; services : acrylique 380 $, gelish 220 $, pédicure spa 300 $ et retrait d’acrylique 100 $ ; bouton WhatsApp ».

Une fois les agendas en train de recevoir des rendez-vous, vous définissez les règles dans Commissions une seule fois. Le jour de paie, vous choisissez la quinzaine, vous vérifiez et vous payez.

Avant votre prochain jour de paie, écrivez en une ligne comment vous payez votre équipe, avec des chiffres : « 40 % de tout, sauf le retrait, qui est à 60 $ ». Si ça vous prend trois lignes et un « enfin, sauf quand… », voilà votre prochaine dispute. La ligne qui vous reste, c’est ce que vous allez saisir dans Règles. Commencez sur proyecta.dev.