Cách tính hoa hồng cho nhân viên mà không phải cãi nhau mỗi kỳ lương

Yesenia có một tiệm nail ở Nuevo Laredo với ba thợ làm nail, Jazmín, Fany và Wendy, những người nhận 40% trên phần việc họ làm và được trả lương mỗi kỳ lương. Nếu bạn đã từng phải tính hoa hồng cho nhân viên của mình, bạn biết rằng tỷ lệ phần trăm hầu như không bao giờ là vấn đề. Vấn đề là ngày thứ Bảy trả lương.

Vào thứ Bảy đó, cô ngồi xuống với sổ ghi lịch hẹn, WhatsApp của tiệm và máy tính trên điện thoại. Fany khẳng định hôm thứ Ba mình đã làm hai bộ nail đắp bột, nhưng trong sổ chỉ có một. Wendy hỏi tại sao không tính khách hàng lúc 11 giờ cho mình, và Yesenia phải nhớ lại rằng khách đó chưa bao giờ đến. Hai giờ sau, ai cũng được trả tiền, nhưng không ai ra về với cảm giác thỏa đáng.

Hoa hồng chỉ là một phép tính nhân. Cái khó là thống nhất được nhân với cái gì. Dưới đây là cách để con số đó tự xuất ra từ lịch hẹn của bạn, và những gì cần kiểm tra trước khi trả lương.

Hoa hồng là gì và được tính như thế nào?

Hoa hồng là phần của mỗi dịch vụ dành cho người đã thực hiện nó. Có hai cách tính: một tỷ lệ phần trăm trên giá của lịch hẹn, hoặc một khoản cố định cho mỗi lịch hẹn đã được thực hiện.

Với các con số của Yesenia: một bộ nail đắp bột có giá $380 và thợ làm nail nhận 40%, tức là $152. Một bộ gelish $220 để lại $88.

Khoản cố định phát huy tác dụng ở những dịch vụ mà tỷ lệ phần trăm gần như chẳng còn lại bao nhiêu. Việc tháo bột có giá $100, và 40% chỉ là $40 cho nửa giờ giũa nail. Không ai muốn làm việc này và luôn đùn cho người khác. Yesenia đổi sang mức cố định $60 cho mỗi lịch hẹn, và từ đó không ai đẩy việc này cho ai nữa.

Tại sao chuyện hoa hồng lại gây tranh cãi mỗi kỳ lương?

Hầu như không bao giờ là vì tỷ lệ phần trăm. Người ta tranh cãi vì danh sách: lịch hẹn nào thực sự diễn ra, lịch nào không, và mỗi lịch được tính với giá bao nhiêu. Nếu danh sách đó được dựng lại từ trí nhớ vào ngày trả lương, mỗi người sẽ có một phiên bản của riêng mình.

Ở tiệm của Yesenia, luôn có ba kiểu tranh cãi:

Khách không đến. Khách vẫn còn trong sổ, không ai gạch bỏ, và mỗi người lại nhớ một kiểu khác nhau.
Giá bị thay đổi. Gelish tăng từ $200 lên $220 giữa kỳ lương, và không ai biết nên tính theo giá nào.
Giảm giá của tiệm. Em họ của Fany chỉ trả $300 cho một bộ đắp bột giá $380. Vậy 40% tính trên số nào?

Không có trường hợp nào là vấn đề toán học: cả ba đều là vấn đề của danh sách. Trường hợp đầu được giải quyết nếu danh sách lấy ra từ chính lịch hẹn mà bạn đã dùng để tiếp khách, và điều này bao gồm cả khách đến mà không đặt lịch trước: nếu bạn không ghi khách đó vào bằng Lịch hẹn mới, thì với báo cáo, khách đó không tồn tại. Đó chính là bộ đắp bột thứ hai của Fany. Hai trường hợp còn lại được kiểm tra trong một cột của báo cáo, và tôi sẽ nói rõ cột nào ở phần dưới.

Proyecta tính hoa hồng cho nhân viên của bạn như thế nào?

Nếu trang của bạn có lịch hẹn và mỗi người trong nhóm có lịch riêng, phần Hoa hồng sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển của bạn, trong mục Lịch hẹn, ngay khi có ít nhất hai lịch hẹn đang hoạt động. Nếu chỉ có một, phần này sẽ không hiện ra. Chỉ người quản trị trang mới thấy được; nhân viên của bạn thì không.

Phần này có hai chế độ xem:

Quy tắc. Với mỗi người, bạn đặt một Hoa hồng chung áp dụng cho tất cả dịch vụ họ thực hiện, và chỉnh lại riêng cho dịch vụ nào cần mức khác. Mỗi quy tắc là Tỷ lệ phần trăm trên lịch hẹn hoặc Khoản cố định cho mỗi lịch hẹn. Chừng nào bạn chưa đặt quy tắc nào, mọi hoa hồng sẽ hiện là $0.00.
Báo cáo. Bạn chọn khoảng thời gian và xem doanh thu dịch vụ, tổng hoa hồng, cùng một bảng theo từng người. Xem chi tiết cho bạn biết mỗi người kiếm được bao nhiêu theo từng dịch vụ.

Các khoảng thời gian có sẵn là tuần này, tháng này, tháng trước và 90 ngày gần nhất. Với một kỳ lương, hãy dùng Tùy chỉnh: từ ngày 1 đến 15, và từ ngày 16 đến ngày cuối tháng.

Tải CSV cho bạn tệp chứa toàn bộ lịch hẹn trong khoảng thời gian đó, mỗi lịch một dòng, với hai cột ở cuối: Cơ sở tính, là số tiền dùng để tính hoa hồng, và Hoa hồng. Đó là tờ giấy bạn đưa ra cho ai hỏi.

Yesenia thiết lập như sau: 40% chung cho cả ba người, và riêng việc tháo bột là $60 mỗi lịch. Proyecta làm phép tính, còn tiền vẫn ra từ quầy thu ngân của cô, như mọi khi.

Lịch hẹn nào được tính vào hoa hồng?

Được tính là những lịch hẹn đánh dấu Đã đến và những lịch đã qua mà chưa ai đánh dấu. Lịch đã hủy và lịch đánh dấu Không đến không được tính.

Cụm «chưa ai đánh dấu» chính là điều cần chú ý. Báo cáo mặc định rằng một lịch hẹn đã qua thì đã thực sự diễn ra, vì hầu như không ai đánh dấu những lịch suôn sẻ. Khách hàng lúc 11 giờ chưa bao giờ xuất hiện vẫn được tính như đã được tiếp đón cho đến khi có ai đánh dấu Không đến.

Quy tắc của Yesenia: ai có lịch hẹn đó thì phải đánh dấu khách không đến trước khi về nhà. Nhờ vậy mà tranh cãi đầu tiên đã chấm dứt.

Hoa hồng được tính trên mức giá nào?

Nếu khách đã thanh toán trên trang của bạn, hoa hồng sẽ được tính trên số tiền thực nhận qua đó. Nếu không thu tiền trực tuyến, hoa hồng được tính trên giá dịch vụ. Và nếu bạn đã hoàn lại một khoản thanh toán trực tuyến, số tiền hoàn lại sẽ được trừ ra.

Còn lại ba trường hợp nên lưu ý trước khi trả lương:

Bạn tăng giá giữa kỳ lương. Báo cáo dùng mức giá hiện tại của dịch vụ. Những lịch hẹn đã thanh toán bằng tiền mặt trước khi giá thay đổi sẽ hiện ra với giá mới. Nếu bạn sắp tăng giá, hãy xuất báo cáo của kỳ lương đang kết thúc trước, rồi mới đổi giá.
Bạn giảm giá ngay tại quầy. Báo cáo không biết điều này: nó lấy theo giá dịch vụ. $300 mà em họ của Fany trả sẽ hiện ra như $380. Nếu bạn áp dụng giảm giá, hãy ghi lại và chỉnh tay hoa hồng đó.
Bạn chỉ thu tiền đặt cọc trực tuyến. Nếu phần còn lại được trả bằng tiền mặt, Cơ sở tính của lịch hẹn đó chỉ là tiền đặt cọc, không phải toàn bộ giá dịch vụ.

Hai trường hợp đầu không báo cáo nào thấy được, vì chúng xảy ra ngay tại quầy của bạn: chỉ có thể khắc phục bằng thói quen. Trường hợp thứ ba thì có thể thấy, hiện ra như một Cơ sở tính nhỏ hơn giá dịch vụ. Ở tiệm của Yesenia có khoảng hai, ba trường hợp mỗi kỳ lương, và chỉ mất năm phút để kiểm tra.

Làm sao để thiết lập điều này cho doanh nghiệp của tôi?

Hãy mô tả doanh nghiệp của bạn cho Proyecta theo cách của riêng bạn. Chẳng hạn: “một trang cho tiệm nail của tôi ở Nuevo Laredo, có lịch hẹn cho ba thợ làm nail, Jazmín, Fany và Wendy, mỗi người có giờ làm riêng; dịch vụ: đắp bột $380, gelish $220, pedicure spa $300 và tháo bột $100; nút WhatsApp”.

Khi các lịch hẹn đã nhận được khách, bạn chỉ cần thiết lập quy tắc trong Hoa hồng một lần. Đến ngày trả lương, bạn chọn kỳ lương, kiểm tra và thanh toán.

Trước ngày trả lương sắp tới, hãy viết ra trong một câu cách bạn trả lương cho nhân viên, kèm số liệu cụ thể: «40% cho mọi thứ, trừ việc tháo bột là $60». Nếu bạn viết ra ba câu và kèm theo một «thôi, trừ khi…», thì đó chính là tranh cãi tiếp theo của bạn. Câu còn lại sau cùng chính là điều bạn sẽ nhập vào Quy tắc. Bắt đầu tại proyecta.dev.