Як розраховувати комісії команди без суперечок кожні два тижні

У Йесенії салон нігтьового сервісу в Нуево-Ларедо та три майстрині — Хазмін, Фані та Венді, — які отримують 40% від виконаної роботи і отримують зарплату кожні два тижні. Якщо тобі колись доводилося розраховувати комісії для своєї команди, ти вже знаєш, що відсоток — це майже ніколи не проблема. Проблема — це субота виплати.

У цю суботу вона сідає з блокнотом записів, WhatsApp салону і калькулятором у телефоні. Фані присягається, що у вівторок зробила два комплекти акрилу, а в блокноті записано лише один. Венді запитує, чому їй не рахують клієнтку на одинадцяту, і Йесенії треба згадати, що та клієнтка так і не прийшла. Через дві години всі отримують оплату, і жодна не йде задоволеною.

Комісія — це множення. Складність полягає в тому, щоб домовитися, що саме множити. Нижче — як зробити так, щоб розрахунок виходив прямо з твого календаря, і що перевірити перед виплатою.

Що таке комісія і як вона розраховується?

Комісія — це частка від кожної послуги, яка належить тому, хто її виконав. Її розраховують двома способами: як відсоток від ціни запису або як фіксовану суму за кожен виконаний запис.

За цифрами Йесенії: акрилові нігті коштують $380, і майстриня забирає 40%, тобто $152. Гелішка за $220 залишає $88.

Фіксована сума корисна там, де відсоток виходить майже нічим. Знятий акрил коштує $100, і 40% становили $40 за півгодини роботи пилкою. Ніхто не хотів цього робити і завжди перекидав іншій. Йесенія змінила це на фіксовані $60 за запис, і відтоді ніхто нікому цього не перекидає.

Чому через комісії сваряться кожні два тижні?

Майже ніколи через відсоток. Сваряться через список: які записи справді відбулися, які ні, і за якою ціною оплатили кожен з них. Якщо цей список складають з пам’яті в день виплати, кожна приносить свою версію.

У салоні Йесенії суперечок завжди було три:

1. Клієнтка, яка не прийшла. Вона була в блокноті, ніхто її не викреслив, і кожна пам’ятала щось своє.
2. Ціна, яка змінилася. Гелішка піднялась з $200 до $220 посередині двотижневого періоду, і ніхто не знав, за якою ціною рахувати.
3. Знижка від закладу. Двоюрідна сестра Фані заплатила $300 за акрил ціною $380. 40% від якої суми?

Жодна з них не є математичною проблемою: усі три стосуються списку. Першу вирішує те, щоб список виходив з того самого календаря, за яким ти приймала клієнтів, і це стосується і клієнтки, яка прийшла без запису: якщо не внести її через Новий запис, для звіту її не існує. Це й був другий акрил Фані. Дві інші перевіряються в одній колонці звіту, і далі я скажу, в якій.

Як Proyecta розраховує комісії твоєї команди?

Якщо на твоєму сайті є календар і в кожної людини з команди свій, у твоїй консолі з’являється розділ Комісії, усередині Календаря, щойно активних календарів стає хоча б два. З одним календарем цей розділ не з’являється. Бачить його тільки той, хто керує сайтом; твоя команда — ні.

У нього два види:

• Правила. Для кожної людини вказуєш Загальну комісію, яка застосовується до всіх послуг, що вона виконує, і змінюєш її для тієї послуги, де потрібне інше значення. Кожне правило — це Відсоток від запису або Фіксована сума за запис. Поки не задаси жодного правила, усі комісії виходять $0.00.
• Звіт. Обираєш період і бачиш продажі послуг, загальну суму комісій і таблицю по кожній людині. Переглянути деталі показує, скільки заробила кожна за кожну послугу.

Готові періоди — це цей тиждень, цей місяць, минулий місяць і останні 90 днів. Для двотижневого періоду використовуй Довільний: з 1 по 15 число, і з 16 по останній день місяця.

Завантажити CSV дає файл з усіма записами за період, по одному в рядку, з двома колонками наприкінці: База — сума, від якої розрахували комісію, і Комісія. Це той документ, який показуєш, якщо хтось питає.

Йесенія залишила так: загальні 40% для всіх трьох, а для знятого акрилу — $60 за запис. Proyecta робить розрахунок, а гроші й надалі виходять з її каси, як завжди.

Які записи враховуються для комісії?

Враховуються записи, позначені Відвідав(ла), і ті, що вже минули, але їх ніхто не позначив. Скасовані та позначені Не прийшов(ла) не враховуються.

Саме «якщо їх ніхто не позначив» і треба відстежувати. Звіт вважає, що минулий запис справді відбувся, бо майже ніхто не позначає ті, що пройшли добре. Клієнтка на одинадцяту, яка так і не прийшла, рахується як обслугована, доки хтось не позначить її Не прийшов(ла).

Правило Йесенії: та, в кого був запис, позначає клієнтку, яка не прийшла, перед тим як піти додому. На цьому перша суперечка закінчилась.

На основі якої ціни розраховується комісія?

Якщо клієнтка оплатила на твоєму сайті, комісію розраховують від того, що надійшло саме так. Якщо оплату онлайн не брали, розраховують від ціни послуги. А якщо ти повернула онлайн-платіж, повернена сума віднімається.

Залишаються три випадки, які варто перевірити перед виплатою:

1. Ти підняла ціну посередині періоду. Звіт використовує ту ціну, яка в послуги діє зараз. Записи, за які платили готівкою до зміни, виходять за новою ціною. Якщо збираєшся підняти ціну, спочатку сформуй звіт за завершуваний період, а потім уже міняй ціну.
2. Ти дала знижку на місці. Звіт про це не знає: він бере ціну послуги. $300 двоюрідної сестри Фані виходять як $380. Якщо даєш знижки, записуй їх і коригуй цю комісію вручну.
3. Ти взяла онлайн лише передоплату. Якщо решту оплатили готівкою, База для цього запису — це передоплата, а не повна вартість послуги.

Перші два жоден звіт не бачить, бо вони сталися на твоєму прилавку: їх виправляють звичкою. Третій видно — як Базу, меншу за ціну послуги. У салоні Йесенії таких два-три за період, і перевіряються вони за п’ять хвилин.

Як налаштувати це у своєму бізнесі?

Опиши свій бізнес у Proyecta своїми словами. Щось на зразок: «сайт для мого нігтьового салону в Нуево-Ларедо, з календарем для трьох майстринь, Хазмін, Фані та Венді, кожна зі своїм графіком; послуги: акрил $380, гелішка $220, спа-педикюр $300 і знятий акрил $100; кнопка WhatsApp».

Коли календарі вже приймають записи, одноразово налаштовуєш правила в Комісіях. У день виплати обираєш потрібний період, перевіряєш і виплачуєш.

Перед наступним днем виплати запиши в одному рядку, як саме платиш своїй команді, з цифрами: «40% від усього, крім знятого акрилу — там $60». Якщо вийшло три рядки і одне «добре, але якщо…», ось і твоя наступна суперечка. Рядок, що в результаті залишиться, — це те, що внесеш у Правила. Почни на proyecta.dev.