Zo bereken je de commissies van je team zonder elke twee weken ruzie te krijgen

Yesenia heeft een nagelsalon in Nuevo Laredo en drie manicuristes, Jazmín, Fany en Wendy, die 40% verdienen van wat ze werken en elke twee weken worden uitbetaald. Als je ooit de commissies van je team hebt moeten berekenen, weet je al dat het percentage bijna nooit het probleem is. Het probleem is de betaaldag.

Die zaterdag gaat ze zitten met het afsprakenschrift, de WhatsApp van de salon en de rekenmachine op haar telefoon. Fany zweert dat ze dinsdag twee sets acryl heeft gedaan, en in het schrift staat er één. Wendy vraagt waarom haar klant van elf uur niet meegeteld wordt, en Yesenia moet zich herinneren dat die klant nooit is komen opdagen. Twee uur later krijgt iedereen haar geld, en niemand gaat overtuigd naar huis.

Een commissie is een vermenigvuldiging. Het moeilijke is het eens worden over wát je vermenigvuldigt. Hier volgt hoe je de berekening uit je agenda laat komen en wat je moet checken voordat je betaalt.

Wat is een commissie en hoe bereken je die?

Een commissie is het deel van elke dienst dat toekomt aan wie hem heeft uitgevoerd. Je berekent die op twee manieren: een percentage van de prijs van de afspraak, of een vast bedrag per afgehandelde afspraak.

Met Yesenia’s cijfers: acrylnagels kosten $380 en de manicuriste krijgt 40%, dus $152. Een gelish van $220 levert $88 op.

Het vaste bedrag is handig waar het percentage bijna niets oplevert. Het verwijderen van acryl kost $100, en 40% daarvan was $40 voor een half uur vijlen. Niemand wilde het doen en iedereen schoof het altijd naar de ander. Yesenia veranderde het naar een vast bedrag van $60 per afspraak, en sindsdien schuift niemand het meer af.

Waarom ontstaat er elke twee weken ruzie over commissies?

Bijna nooit over het percentage. Het gaat om de lijst: welke afspraken wél doorgingen, welke niet, en voor welke prijs elke afspraak is afgerekend. Als die lijst op de betaaldag uit het geheugen wordt opgebouwd, komt iedereen met haar eigen versie.

In Yesenia’s salon waren er altijd drie discussies:

De klant die niet kwam. Ze stond in het schrift, niemand had haar doorgehaald, en iedereen herinnerde zich iets anders.
De prijs die veranderde. De gelish ging halverwege de periode van $200 naar $220, en niemand wist meer met welke prijs er betaald werd.
De korting van het huis. Fany’s nicht betaalde $300 voor acryl van $380. 40% van wát?

Geen van deze is een rekenprobleem: alle drie gaan over de lijst. Het eerste los je op als de lijst uit dezelfde agenda komt waarmee je hebt gewerkt, en dat geldt ook voor de klant die zonder afspraak binnenloopt: als je haar niet vastlegt met Nieuwe afspraak, bestaat ze voor het rapport niet. Dat was Fany’s tweede acrylset. De andere twee controleer je in een kolom van het rapport, en hieronder leg ik uit welke.

Hoe berekent Proyecta de commissies van je team?

Als je pagina een agenda heeft en elke persoon van je team haar eigen agenda heeft, verschijnt in je console Commissies, binnen Agenda, zodra er minstens twee actieve agenda’s zijn. Met maar één agenda komt de sectie niet naar voren. Alleen wie de pagina beheert ziet hem; je team niet.

Er zijn twee weergaven:

Regels. Voor elke persoon stel je een Algemene commissie in, die geldt voor alle diensten die ze uitvoert, en die je aanpast bij de dienst die een andere regel heeft. Elke regel is Percentage van de afspraak of Vast bedrag per afspraak. Zolang je geen regel instelt, komen alle commissies uit op $0.00.
Rapport. Je kiest de periode en ziet de dienstverkopen, het totaal aan commissies en een tabel per persoon. Bekijk detail laat zien wat elke persoon per dienst heeft verdiend.

De periodes die standaard beschikbaar zijn: deze week, deze maand, vorige maand en de laatste 90 dagen. Voor een loonperiode van twee weken gebruik je Aangepast: van de 1e tot de 15e, en van de 16e tot de laatste dag van de maand.

CSV downloaden geeft je het bestand met alle afspraken van de periode, één per regel, met twee kolommen aan het eind: Basis, het bedrag waarover is gerekend, en Commissie. Dat is het papier dat je laat zien aan wie ernaar vraagt.

Yesenia hield het simpel: 40% algemeen voor alle drie, en bij het verwijderen van acryl, $60 per afspraak. Proyecta maakt de berekening, en het geld blijft uit haar kassa komen, zoals altijd.

Welke afspraken tellen voor de commissie?

De afspraken die meetellen zijn die gemarkeerd als Aanwezig en die al voorbij zijn zonder dat iemand ze heeft gemarkeerd. Geannuleerde afspraken en die gemarkeerd als Niet aanwezig tellen niet mee.

Dat “zonder dat iemand ze heeft gemarkeerd” is waar je op moet letten. Het rapport gaat ervan uit dat een afspraak die al voorbij is ook echt heeft plaatsgevonden, omdat bijna niemand de afspraken markeert die goed verlopen. De klant van elf uur die nooit kwam, telt als behandeld totdat iemand haar markeert als Niet aanwezig.

Yesenia’s regel: wie de afspraak had, markeert wie niet kwam voordat ze naar huis gaat. Daarmee was de eerste discussie opgelost.

Over welke prijs wordt de commissie berekend?

Als de klant op je pagina heeft betaald, wordt de commissie berekend over wat daar binnenkwam. Als er niet online is betaald, wordt ze berekend over de prijs van de dienst. En als je een online betaling hebt terugbetaald, wordt het terugbetaalde bedrag ervan afgetrokken.

Er blijven drie gevallen over die je het beste controleert voordat je betaalt:

Je hebt halverwege de periode een prijs verhoogd. Het rapport gebruikt de prijs die de dienst vandaag heeft. Afspraken die vóór de verandering in contanten zijn betaald, verschijnen met de nieuwe prijs. Als je een prijs gaat verhogen, haal dan eerst het rapport op van de periode die afloopt en verander hem daarna.
Je gaf korting aan de balie. Het rapport merkt dat niet: het neemt de prijs van de dienst. Fany’s nicht haar $300 verschijnen als $380. Als je kortingen geeft, schrijf ze op en pas die commissie handmatig aan.
Je hebt online alleen een aanbetaling geïnd. Als de rest in contanten is betaald, is de Basis van die afspraak de aanbetaling, niet de volledige dienst.

De eerste twee ziet geen enkel rapport, omdat ze aan je balie gebeurden: die regel je met een vaste gewoonte. Het derde zie je wél, als een Basis die kleiner is dan de prijs van de dienst. In Yesenia’s salon zijn dat twee of drie per periode, en die controleer je in vijf minuten.

Hoe zet ik dit op in mijn bedrijf?

Beschrijf je bedrijf in Proyecta met je eigen woorden. Iets als: “een pagina voor mijn nagelsalon in Nuevo Laredo, met agenda voor drie manicuristes, Jazmín, Fany en Wendy, elk met haar eigen rooster; diensten: acryl $380, gelish $220, pedicure spa $300 en acryl verwijderen $100; WhatsApp-knop”.

Zodra de agenda’s afspraken ontvangen, stel je de regels één keer in bij Commissies. Op de betaaldag kies je de periode, controleer je het en betaal je.

Schrijf, voordat je volgende betaaldag komt, in één regel op hoe je je team betaalt, met cijfers: “40% van alles, behalve het verwijderen van acryl, dat is $60.” Kom je op drie regels uit en een “goed, behalve wanneer…”, dan zit daar je volgende ruzie. De regel die overblijft is wat je gaat invullen bij Regels. Begin op proyecta.dev.