অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট আর ওয়াক-ইন গ্রাহকদের জন্য ব্যারবার শপের ওয়েবসাইট

হেক্টরের মিনাতিৎলানে একটা ব্যারবার শপ আছে, তিন চেয়ার নিয়ে: তার নিজের, সাউলের আর জোয়েলের। দুই শনিবার আগে একজন গ্রাহক WhatsApp-এ সাউলের সঙ্গে দুপুর 12:00-এর অ্যাপয়েন্টমেন্ট চেয়েছিলেন, হেক্টর সেটা ক্যাশের খাতায় লিখে রাখলেন, আর 11:50-এ সাউল বেঞ্চে বসে থাকা পরের লোকটাকে বসিয়ে দিলেন। অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়ে আসা লোকটা দরজায় দাঁড়িয়ে আধঘণ্টা অপেক্ষা করে চলে গেলেন, আর হেক্টর অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্টসহ ব্যারবার শপের একটা ওয়েবসাইট খোঁজা শুরু করলেন।

তাকে থামিয়ে রেখেছিল প্রায় প্রতিটা ব্যারবারের মনে জাগা সেই দ্বিধা। শনিবারে তার অর্ধেক গ্রাহক অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়াই আসেন আর বসে অপেক্ষা করেন। বাকিরা যদি অনলাইনে বুক করে নেয়, তাহলে বেঞ্চে বসে থাকাদের নিয়ে তিনি কী করবেন?

দুটো ব্যাপারই একই শনিবারে একসঙ্গে চলতে পারে, যদি বেঞ্চ আর ওয়েবসাইট একই অ্যাজেন্ডায় লেখে।

অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্টসহ ব্যারবার শপের ওয়েবসাইট কী?

অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্টসহ ব্যারবার শপের একটা ওয়েবসাইট মানে আপনার দামের তালিকা, আপনার ব্যারবারদের নাম আর আপনার ঠিকানা একটা লিংকে থাকে, সঙ্গে একটা বাটন থাকে যাতে গ্রাহক তার কাট, তার ব্যারবার আর সময় বেছে নিতে পারেন। Proyecta-তে ওয়েবসাইট আর অ্যাজেন্ডা একই জিনিস: অ্যাপয়েন্টমেন্টটা আপনার অ্যাজেন্ডা-তে গিয়ে পড়ে, গ্রাহকের বেছে নেওয়া ব্যারবারের ক্যালেন্ডারে।

হেক্টরের দেয়ালে সাঁটানো তালিকাটা এখন তার ওয়েবসাইটে আছে: ক্লাসিক কাট, ফেড, দাড়ি, আর কাট ও দাড়ি—প্রতিটার সঙ্গে দাম লেখা। যেহেতু তিনি দোকানেই টাকা নেন, বুক করার সময় কাউকে টাকা দিতে হয় না। গ্রাহক তার নাম আর WhatsApp নম্বর দিয়ে বুক করেন, আর পরবর্তী বাটনের নিচে ওয়েবসাইট জানিয়ে দেয়, «অ্যাকাউন্ট না খুলেই বুক করুন।». যে ভদ্রলোক শুধু তার চিরচেনা কাটটাই চান, তাকে কেউ পাসওয়ার্ড চায় না।

প্রায় সবাই যদি অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়াই আসেন, তাহলেও কি অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট রাখা সম্ভব?

হ্যাঁ, যদি অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়া আসা গ্রাহকও অ্যাজেন্ডায় লেখা থাকে। একজন ব্যারবার যখন বেঞ্চে বসে থাকা পরের লোকটাকে বসান, হেক্টর তার মোবাইলে নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট খোলেন, কোন ব্যারবারের সঙ্গে তা বেছে নেন, নাম আর সার্ভিস লেখেন, আর সেটা লিখে রাখেন। তখন থেকেই ওয়েবসাইট আর সেই ব্যারবারের কাছে ওই সময়টা অফার করে না।

লিখে রাখার জন্য শুধু নামই যথেষ্ট। ফোন নম্বর না চাইলে অ্যাজেন্ডা জানিয়ে দেয়: «ফোন বা ইমেইল ছাড়া এই অ্যাপয়েন্টমেন্ট আপনার গ্রাহক তালিকায় সংরক্ষিত হবে না এবং ওই ব্যক্তির কাছে কোনো নোটিফিকেশন যাবে না»। পথচলতি এলে এটাই ঠিক আছে। যিনি প্রতি পনেরো দিনে আসেন, তার কাছে WhatsApp নম্বর চেয়ে নিন, পরের বার তিনি আপনার তালিকায় থাকবেন।

সার্ভিস বাদ দিয়ে যাবেন না: এটা দিলে অ্যাপয়েন্টমেন্ট ওই কাজের যতটুকু সময় লাগে তা আগলে রাখে, ফেড হলে 45 মিনিট। আর WhatsApp-এ চাওয়া দুপুর 12:00-এর অ্যাপয়েন্টমেন্টটা, এভাবে লিখে রাখা হলে তা সাউলের কলামেই থাকত, ক্যাশের খাতায় নয়।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট নেওয়া লোক আর বেঞ্চে বসে থাকা লোকের মধ্যে সংঘর্ষ কীভাবে ঠেকাবেন?

ন্যূনতম পূর্বজানানো সময় দিয়ে, যা পাবেন অ্যাজেন্ডা-র সেটিংস-এ। এখানে বেছে নেন আপনার গ্রাহকদের ওয়েবসাইটে কত আগে থেকে বুক করতে হবে: ন্যূনতম সময় ছাড়া বা 1, 2, 3, 4, 6, 12, 24 বা 48 ঘণ্টা। এর আগে শুরু হওয়া সময়গুলো আর অনলাইনে কাউকে অফার করা হয় না, আর আপনি নিজে যে অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেখেন তার ওপর এই সীমা প্রযোজ্য হয় না।

একটা ব্যারবার শপে এটা দিনটাকে ভাগ করে দেয়। হেক্টর 2 ঘণ্টা বসিয়েছেন: শনিবার সকাল 10:00-এ, ওয়েবসাইট দুপুরের পর থেকে সময় অফার করে, আর 10:30 আর 11:00-এর স্লট থাকে যারা ইতিমধ্যে বসে আছেন তাদের জন্য। গ্রাহক এটা সময়সূচির নিচে পড়তে পারেন: «কমপক্ষে 2 ঘণ্টা আগে বুক করতে হবে।»

কয়েকদিন আগে থেকে বুক করা অ্যাপয়েন্টমেন্ট ঠিকই হয়ে যায়: যিনি বৃহস্পতিবার শনিবার সকাল 10:30-এর জন্য বুক করেন, তিনি সেটা পান, কারণ এই পূর্বজানানো সময়টা শুধু কাছের কয়েক ঘণ্টার দেখাশোনা করে। আর এটা পুরো সপ্তাহের জন্য একটাই সংখ্যা, তাই মঙ্গলবারেও তা চলে। হেক্টর এতে চিন্তিত হননি, কারণ যিনি আধঘণ্টার মধ্যে কাট করাতে চান তার অ্যাপয়েন্টমেন্টের দরকারই নেই: তিনি আসেন আর বসে পড়েন।

কাট আর দাড়ির পর বাকি থাকা মিনিটগুলোর কী হয়?

সেগুলো হারিয়ে যায় না: যখন একটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট দুটো সময়সূচির মাঝখানে শেষ হয়, ওয়েবসাইট ঠিক যে সময়ে তা শেষ হয় সেই সময়টাও অফার করে। হেক্টরের অ্যাজেন্ডায় সময়সূচি আধঘণ্টার ব্যবধানে চলে, আর সাউলের যদি একটা কাট আর দাড়ি 4:00 থেকে 4:45 পর্যন্ত থাকে, ওয়েবসাইট অন্য একজন গ্রাহককে 4:45-এর স্লট অফার করে, 5:00 পর্যন্ত অপেক্ষা না করিয়ে।

হেক্টর নিজে যে অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেখেন তার ক্ষেত্রেও এটা একইভাবে ঘটে। এটা না থাকলে, এক বিকেলে ছয়টা দাড়িসহ কাট দেড় ঘণ্টার খালি চেয়ার রেখে যেত, পনেরো মিনিটের টুকরো টুকরো সময়ে।

বেঞ্চের সিরিয়াল কি ওয়েবসাইট রাখে?

না। Proyecta অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়া অপেক্ষা করা লোকদের লাইন রাখে না: যে আগে এসেছে সে আগে যায়, যেমন সবসময় হয়, আর এটা দেখেন হেক্টর আর তার ব্যারবাররা। অ্যাজেন্ডা যা করে তা হলো, বেঞ্চের কাউকে যে সময়ে আপনি লিখে রেখেছেন, সেই সময়টা অনলাইনে অফার না করা।

হেক্টর যা করেছিলেন তা হলো, তার ওয়েবসাইটে, সার্ভিসগুলোর ওপরে, দুই ধরনের গ্রাহকের জন্যই নিয়মটা লিখে দেওয়া: «আমরা অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়াও গ্রাহক দেখি: আসুন আর আপনার সিরিয়ালের জন্য অপেক্ষা করুন। অ্যাপয়েন্টমেন্টে 10 মিনিট ছাড় থাকে; এর পরে এলে, বেঞ্চে থাকা পরের জন চলে যাবে আর পরের ফাঁকা সময়ে আপনাকে বসিয়ে দেওয়া হবে»। তিনি Proyecta-কে চ্যাটে ঠিক এই কথাগুলো দিয়েই এটা লিখতে বলেছিলেন।

প্রথম শনিবারে ওয়েবসাইট তাকে এগারোটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট দিয়েছিল। সাতটা সপ্তাহের মাঝে বুক হয়েছিল আর চারটা সেই শনিবারেই, কোনোটাই দুই ঘণ্টার কমে নয়। একজন গ্রাহক তার দুপুর 2:00-এর অ্যাপয়েন্টমেন্টে 2:14-এ এলেন, বেঞ্চে থাকা পরের জন চলে গেল আর তিনি কোনো অভিযোগ না করেই 2:30-এ ঢুকলেন, কারণ তিনি আগেই নিয়মটা পড়ে নিয়েছিলেন।

আমার ব্যারবার শপে এটা কীভাবে চালু করব?

Proyecta-তে আপনার নিজের ভাষায় আপনার ব্যবসার কথা লিখুন। যেমন: “মিনাতিৎলানে আমার ব্যারবার শপের জন্য একটা ওয়েবসাইট, তিনজন ব্যারবার নিয়ে—হেক্টর, সাউল আর জোয়েল, প্রত্যেকের নিজের অ্যাজেন্ডা আছে; ক্লাসিক কাট $160 (30 মিনিট), ফেড $200 (45 মিনিট), দাড়ি $110 (20 মিনিট) আর কাট ও দাড়ি $240 (45 মিনিট); প্রতিটা ব্যারবারের সঙ্গে অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট, টাকা দোকানেই দেওয়া হয় আর আমরা অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়াও গ্রাহক দেখি; ঠিকানা, কাটের ছবি আর WhatsApp বাটন”।

লিংক শেয়ার করার আগে, আপনার ন্যূনতম পূর্বজানানো সময় ঠিক করে নিন। কতটা হওয়া উচিত বুঝতে, এই শনিবার প্রতি ঘণ্টায় বেঞ্চে কতজন বসে আছেন তা গুনুন। সবচেয়ে বেশি সংখ্যাটাকে আধঘণ্টা দিয়ে গুণ করুন আর আপনার চেয়ারের সংখ্যা দিয়ে ভাগ করুন। হেক্টরের 11টায় আটজন বসে ছিলেন: তিনজন ব্যারবারের মধ্যে চার ঘণ্টার কাজ, বেঞ্চ খালি করতে একটু বেশি এক ঘণ্টা লাগে, আর তিনি 2-এ রাউন্ড করে নিলেন। শুরু করুন proyecta.dev-এ।