Website voor een kapperszaak met online afspraken en klanten zonder afspraak
Een website voor een kapperszaak met online afspraken toont je prijzen en legt elke afspraak vast in de agenda van de betreffende kapper. Wie zonder afspraak komt, schrijf je gewoon ook in, en je kunt de dichtstbijzijnde tijden voor hem vrijhouden.
Héctor heeft een kapperszaak in Minatitlán met drie stoelen: zijn eigen stoel, die van Saúl en die van Joel. Twee zaterdagen geleden vroeg een klant via WhatsApp om 12:00 uur bij Saúl, Héctor schreef het op in het schriftje bij de kassa, en om 11:50 uur liet Saúl de volgende van de wachtbank plaatsnemen. Degene met de afspraak stond een half uur bij de deur te wachten en vertrok, en Héctor begon te zoeken naar een website voor een kapperszaak met online afspraken.
Wat hem tegenhield was de twijfel die bijna elke kapper heeft. Op zaterdag komt de helft van zijn klanten zonder afspraak binnen en gaat zitten wachten. Als de rest online reserveert, wat doet hij dan met de mensen op de bank?
Beide dingen passen op dezelfde zaterdag, zolang de wachtbank en de website in dezelfde agenda schrijven.
Wat is een website voor een kapperszaak met online afspraken?
Een website voor een kapperszaak met online afspraken is je prijslijst, je kappers en je adres in één link, met een knop waarmee de klant zijn knipbeurt, zijn kapper en het tijdstip kiest. Bij Proyecta zijn de website en de agenda één geheel: de afspraak komt terecht in je Agenda, in de kalender van de kapper die hij koos.
De lijst die Héctor aan de muur had hangen, staat nu op zijn website: klassiek kapsel, fade, baard, en kapsel en baard, elk met zijn prijs. Omdat hij in de zaak zelf afrekent, betaalt niemand bij het reserveren. De klant boekt met zijn naam en zijn WhatsApp, en onder de knop Volgende staat op de website: “Reserveer zonder een account aan te maken.” Aan de man die gewoon zijn vaste knipbeurt wil, vraagt niemand om een wachtwoord.
Kun je online afspraken aanbieden als bijna iedereen zonder afspraak komt?
Ja, zolang degene die zonder afspraak komt ook in de agenda terechtkomt. Wanneer een kapper de volgende van de bank laat plaatsnemen, opent Héctor Nieuwe afspraak op zijn telefoon, kiest bij wie, vult de naam en de behandeling in, en legt het vast. Vanaf dat moment biedt de website dat tijdstip bij die kapper niet meer aan.
Om het vast te leggen is de naam genoeg. Vraag je geen telefoonnummer, dan waarschuwt de agenda: “Zonder telefoonnummer of e-mail wordt deze afspraak niet opgeslagen in je lijst met Klanten en krijgt de persoon geen enkele melding.” Voor iemand die toevallig langsliep is dat prima. Vraag degene die om de twee weken komt om zijn WhatsApp, en de volgende keer staat hij al in je lijst.
Sla de behandeling niet over: daarmee reserveert de afspraak precies zo lang als die klus duurt, 45 minuten bij een fade. En de afspraak van 12:00 uur die hem via WhatsApp werd gevraagd, als die op dezelfde manier was vastgelegd, had die in de kolom van Saúl gestaan en niet in het schriftje bij de kassa.
Hoe voorkom je dat de afspraak en de wachtbank elkaar overlappen?
Met de Minimale boekingstermijn, die je vindt bij Agenda, onder Instellingen. Daar kies je hoeveel tijd je klanten van tevoren moeten reserveren op je website: Geen minimum of 1, 2, 3, 4, 6, 12, 24 of 48 uur. De tijdstippen die eerder beginnen, worden online aan niemand meer aangeboden, en voor de afspraken die jij zelf vastlegt, geldt die grens niet.
In een kapperszaak verdeelt dat de dag. Héctor zette het op 2 uur: op een zaterdag om 10:00 uur biedt de website vanaf het middaguur aan, en 10:30 en 11:00 uur blijven over voor degenen die al zitten. De klant leest het onder de tijdstippen: “Reserveren kan vanaf 2 uur van tevoren.”
Wat dagen van tevoren wordt geboekt, komt er wél doorheen: wie op donderdag reserveert voor zaterdag 10:30 uur, krijgt die tijd, omdat de boekingstermijn alleen de aankomende uren beschermt. En het is één en hetzelfde getal voor de hele week, dus ook op dinsdag geldt het. Dat hield Héctor niet tegen, want wie zich binnen een half uur wil laten knippen, heeft geen afspraak nodig: hij komt binnen en gaat zitten.
Wat gebeurt er met de minuten die overblijven na een kapsel en baard?
Die gaan niet verloren: wanneer een afspraak tussen twee tijdstippen eindigt, biedt de website ook het exacte eindtijdstip aan. In de agenda van Héctor lopen de tijdstippen van half uur tot half uur, en als Saúl een kapsel en baard heeft van 4:00 tot 4:45 uur, biedt de website een andere klant 4:45 uur aan, zonder te wachten tot 5:00 uur.
Hetzelfde gebeurt na de afspraken die Héctor zelf vastlegt. Zonder dat zouden zes kapsels met baard op een middag anderhalf uur lege stoel opleveren, in stukjes van een kwartier.
Houdt de website de volgorde op de wachtbank bij?
Nee. Proyecta houdt de rij van wie zonder afspraak wacht niet bij: wie het eerst komt, gaat het eerst, zoals altijd, en daar letten Héctor en zijn kappers zelf op. Wat de agenda doet, is online geen tijdstip aanbieden waarop je al iemand van de bank hebt ingeschreven.
Wat Héctor wel deed, was de regel boven de behandelingen op zijn website zetten, voor beide soorten klanten: “We bedienen ook zonder afspraak: je komt binnen en wacht je beurt af. Voor afspraken geldt 10 minuten speling; kom je later, dan gaat de volgende van de bank voor en plaatsen we je in het eerstvolgende gaatje.” Dat vroeg hij letterlijk zo aan Proyecta in de chat.
De eerste zaterdag leverde de website hem elf afspraken op. Zeven werden doordeweeks geboekt en vier op dezelfde zaterdag, geen enkele minder dan twee uur van tevoren. Een klant kwam om 2:14 uur aan voor zijn afspraak van 2:00 uur, de volgende van de bank ging voor en hij kwam om 2:30 uur binnen zonder te klagen, omdat hij de regel al had gelezen.
Hoe zet ik dit op in mijn kapperszaak?
Beschrijf je bedrijf in Proyecta met je eigen woorden. Iets als: “een website voor mijn kapperszaak in Minatitlán met drie kappers, Héctor, Saúl en Joel, elk met zijn eigen agenda; klassiek kapsel $160 (30 min), fade $200 (45 min), baard $110 (20 min) en kapsel en baard $240 (45 min); online afspraken bij elke kapper, betalen gebeurt in de zaak en we bedienen ook zonder afspraak; adres, foto’s van kapsels en een WhatsApp-knop”.
Voordat je de link deelt, stel je Minimale boekingstermijn in. Om te weten hoeveel, tel je deze zaterdag op elk heel uur hoeveel mensen er op de bank zitten. Vermenigvuldig het hoogste aantal met een half uur en deel het door je aantal stoelen. Bij Héctor kwamen er om 11 uur acht uit: vier uur werk verdeeld over drie kappers, iets meer dan een uur om de bank leeg te krijgen, en hij rondde af naar 2. Begin op proyecta.dev.