আপনার স্পার বাতিল নীতিতে কী লিখবেন এবং কীভাবে তা কার্যকর করবেন

সিলভিয়ার Tequisquiapan-এ একটি স্পা আছে, যেখানে ৬০ ও ৯০ মিনিটের ম্যাসাজ করা হয়, আর তার প্রায় অর্ধেক ক্লায়েন্ট সপ্তাহান্তে Querétaro বা মেক্সিকো সিটি থেকে আসেন। তার বাতিল নীতি—কোনো ক্লায়েন্ট আসতে না পারলে কী হবে তার নিয়ম—তার পেজে এক লাইনে লেখা ছিল: «২৪ ঘণ্টা আগে বাতিল করতে হবে»।

একদিন শুক্রবার রাত ১০:৪০ মিনিটে একজন ক্লায়েন্ট লেখেন, যার পরদিন সকাল ১১:০০ টায় ৯০ মিনিটের ম্যাসাজ ছিল: «দুঃখিত, আমরা কাল আসতে পারছি না»। তিনি ট্রান্সফারের মাধ্যমে $৩০০ অগ্রিম পাঠিয়েছিলেন, এবং জানতে চাইছিলেন সেটা ফেরত দেওয়া হবে, নাকি রাখা হবে। লাইনটিতে কতক্ষণ পর্যন্ত বাতিল করা যাবে তা লেখা ছিল, কিন্তু তারপর কী হবে তা লেখা ছিল না। ঝামেলা এড়াতে সিলভিয়া পুরো টাকাই ফেরত দিয়ে দিলেন, আর শনিবার সকাল ১১:০০ টায় তার দেড় ঘণ্টা খালি থেকে গেল।

যে নিয়ম কেবল একটা বাক্যেই বেঁচে থাকে, তা রাতের বেলা, WhatsApp-এ, এমন একজনের সাথে যিনি এমনিতেই অনুতপ্ত—তা আপনাকেই কার্যকর করতে হয়।

আপনার স্পার বাতিল নীতিতে কী থাকা উচিত?

চারটি বিষয়, আর সিলভিয়ার নীতিতে ছিল শুধু প্রথমটি:

1. কতক্ষণ আগে পর্যন্ত কিছু না হারিয়ে তার অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল বা পরিবর্তন করা যাবে।
2. সময়মতো বাতিল করলে তিনি যা পরিশোধ করেছেন তার কী হবে।
3. দেরিতে জানালে বা না এলে কী হবে।
4. সময়সীমা পার হয়ে গেলে এবং তিনি সত্যিই আসতে না পারলে তাকে কী করতে হবে।

নতুনটি এরকম হলো:

আপনি অনলাইনে আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট ২৪ ঘণ্টা আগে পর্যন্ত বাতিল বা পরিবর্তন করতে পারবেন। সময়মতো বাতিল করলে, আমরা আপনার সম্পূর্ণ অগ্রিম ফেরত দিয়ে দেব। দেরিতে জানালে বা না এলে, অগ্রিমটা থেকে যাবে। সময়সীমার মধ্যে বাতিল করতে না পারলে, আমাদের WhatsApp-এ জানান।

এখানে কোনো জরিমানা বা বাড়তি চার্জের কথা নেই, কারণ যা থেকে যেতে পারে তা শুধু ক্লায়েন্ট বুকিংয়ের সময় যা আগে থেকেই পরিশোধ করেছেন তাই।

কতক্ষণ আগে পর্যন্ত বাতিল করা যাওয়া উচিত?

আপনার ক্লায়েন্টরা বুকিং করা থেকে আসা পর্যন্ত যে সময়টা লাগে তার চেয়ে কম ঘণ্টা, এবং সেই সময়টা অন্য কাউকে দেওয়ার জন্য যথেষ্ট। আপনার সময়সীমা যদি সেই অগ্রিম সময়ের চেয়ে বেশি হয়, তাহলে বুকিং করার মুহূর্তেই অনেকে এর বাইরে চলে যাবেন।

সিলভিয়া তার ক্লায়েন্টদের চেনেন। সপ্তাহান্তের ক্লায়েন্টরা এক সপ্তাহ আগে বুকিং করেন, তাদের জন্য ৪৮ ঘণ্টাই যথেষ্ট হতো। Tequisquiapan-এর ক্লায়েন্টরা এক বা দুই দিন আগে বুকিং করেন, আর ৪৮ ঘণ্টা রাখলে তাদের মধ্যে প্রায় কেউই অনলাইনে বাতিল করতে পারতেন না। পুরো স্পার জন্য সময়সীমা একটাই (৬০ এবং ৯০ মিনিটের ম্যাসাজ একই সীমা অনুসরণ করে), তাই তিনি এমন একটা বেছে নিলেন যা দুই দলের জন্যই কাজ করে: ২৪।

কয়েকজন যদি সময়সীমার বাইরেই বুকিং করেন, যেমন সেই সকালেই যিনি লিখেছিলেন, তাতে কোনো সমস্যা নেই। কিন্তু সেটা যদি আপনার অর্ধেক অ্যাপয়েন্টমেন্ট হয়, তাহলে আপনার সময়সীমা অনেক বেশি লম্বা।

আপনার পেজ যাতে এটা কার্যকর করে, সেই সময়সীমা কোথায় সেট করবেন?

Agenda-তে, Ajustes-এ, Cancelaciones কার্ডে। «… ঘণ্টা আগে পর্যন্ত বাতিল করা যাবে» এই ঘরে সংখ্যাটা লিখে সেভ করুন: ১ থেকে ৭২০ ঘণ্টার মধ্যে, অথবা খালি রাখলে অ্যাপয়েন্টমেন্ট শুরু হওয়া পর্যন্ত বাতিল করা যাবে।

এটা শুধু যিনি পেজ পরিচালনা করেন তিনিই পরিবর্তন করতে পারেন। আর এই সময়সীমা আপনার ক্লায়েন্টদের জন্য, আপনার জন্য নয়: আপনার agenda থেকে আপনি যখন চান তখনই কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল বা স্থানান্তর করতে পারেন।

আপনার ক্লায়েন্ট বাতিল করতে চাইলে তিনি কী দেখেন?

অ্যাপয়েন্টমেন্ট কনফার্ম হওয়ার সময় থেকেই তিনি আপনার সময়সীমা দেখতে পান, এবং বাতিল করতে ঢোকার সময় আপনার পেজ আবারও সেটা জানায়। WhatsApp-এ আসা কনফার্মেশনে লেখা থাকে: «এটা পরিবর্তন বা বাতিল করতে হলে, অন্তত ২৪ ঘণ্টা আগে আমাদের এখানে উত্তর দিন»।

তিনি যদি তার ইমেল দিয়ে থাকেন, কনফার্মেশনে Cambiar o cancelar mi cita বাটন থাকে, যা তাকে আপনার পেজে তার অ্যাপয়েন্টমেন্টে নিয়ে যায়। শনিবার সকাল ১১:০০ টার একটা অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য এতে লেখা থাকে «আপনি শুক্রবার, ৪ ডিসেম্বর, সকাল ১১:০০ পর্যন্ত বাতিল করতে পারবেন», সাথে Cancelar এবং Cambiar horario বাটন। দুটোই একই সময়সীমা অনুসরণ করে, কারণ অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্থানান্তর করলেও তার জায়গাটা খালি হয়ে যায়।

সময়সীমা পার হয়ে গেলে, পেজ তাকে আর বাতিল বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট পরিবর্তন করতে দেয় না এবং বলে: «অনলাইনে বাতিল করার সময়সীমা পার হয়ে গেছে (…)। যদি আসতে না পারেন, আমাদের WhatsApp-এ জানান», সাথে একটা বাটন যা আগে থেকেই লেখা মেসেজ দিয়ে আপনার চ্যাট খুলে দেয়। এর পরিবর্তে তিনি যদি তার কনফার্মেশনের WhatsApp-এ উত্তর দেন, তাহলে সেখানে উত্তরদাতা অ্যাসিস্ট্যান্টও একই সময়সীমা প্রয়োগ করে। সিলভিয়ার কাছে রাত ১০:৪০ মিনিটে এখনও মেসেজ আসে, কিন্তু এখন সেগুলো আসে এমন ক্লায়েন্টদের থেকে যারা নিয়মটা আগেই পড়ে নিয়েছেন।

বাতিল করলে টাকার কী হবে?

এটা আপনিই ঠিক করেন। কোনো ক্লায়েন্ট বাতিল করলে, Proyecta নিজে থেকে টাকা ফেরত দেয় না বা বাড়তি কিছু চার্জও করে না: বুকিংয়ের সময় তিনি যা পরিশোধ করেছেন, তা আপনার কাছেই থাকে, যতক্ষণ না আপনি আপনার নীতি অনুযায়ী ব্যবস্থা নেন।

আপনার নিয়মে যদি টাকা ফেরত দেওয়ার কথা থাকে, তাহলে Ventas-এ ঢুকে, Pagos-এ গিয়ে, সেই পেমেন্টে Reembolsar চাপুন; আপনি পুরো টাকা বা তার একটা অংশ ফেরত দিতে পারেন। এভাবেই সিলভিয়া Querétaro-র এক ক্লায়েন্টকে তার $৩০০ ফেরত দিয়েছিলেন, যিনি বৃহস্পতিবার দুপুরে বাতিল করেছিলেন। কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট যদি কোনো প্যাকেজের একটা সেশন দিয়ে পরিশোধ করা হয় এবং সময়মতো বাতিল হয়, তাহলে সেই সেশন নিজেই প্যাকেজে ফিরে যায়। দেরিতে জানালে বা না এলে, কোনো স্বয়ংক্রিয় চার্জ হয় না: বুকিংয়ের সময় যা পরিশোধ হয়েছে, আপনার হাতে শুধু তাই থাকে, আর কিছুই না।

তাই বুকিংয়ের সময় কিছু চার্জ করা ভালো। আপনার ক্লায়েন্টরা যদি স্পাতেই টাকা দেন, তাহলে আপনার agenda অ্যাপয়েন্টমেন্টটাকে «Paga en el negocio» হিসেবে চিহ্নিত করে, এবং তখন আপনার নিয়ম কেবল অনুরোধ হিসেবেই থাকতে পারে। বুকিংয়ের সময় চার্জ, পুরো অথবা অগ্রিম—এটা তখন চাওয়া হয় যখন আপনি আপনার স্পা বর্ণনা করেন: প্রতিটি সার্ভিসে তার Anticipo ঘর থাকে, যেখানে আপনি যখন চান পরিমাণ বদলাতে পারেন, আর অ্যাপয়েন্টমেন্ট «Anticipo pagado» হিসেবে দেখা যায়। এটা আপনার প্যানেলের কোনো সুইচ নয়, তাই শুরু থেকেই এটা চেয়ে নিন।

বুকিং করার আগে কীভাবে তাকে এটা মানতে বাধ্য করবেন?

একটা চেকবক্স দিয়ে, যা বুকিং করার জন্য তাকে টিক দিতেই হবে। Agenda-তে, Ajustes-এ, Preguntas al reservar-এ, Agregar pregunta চাপুন, আর উত্তরের ধরনে Casilla de aceptación বেছে নিন। «Texto que tu cliente acepta» ঘরে আপনার নিয়মটা পেস্ট করুন, সর্বোচ্চ ৩০০ অক্ষরের মধ্যে, আর Obligatoria চালু করে দিন।

আপনার ক্লায়েন্ট বুকিং ফর্মে চেকবক্স সহ টেক্সটটা দেখেন, এবং টিক না দিলে বুকিং সম্পন্ন করতে পারেন না। আপনার agenda-তে, সেই অ্যাপয়েন্টমেন্টে «Aceptó:» লেখা থাকে, সাথে আপনার টেক্সট এবং তিনি কখন এটা মেনে নিয়েছেন তার সময়। আপনার নিয়মটা যদি জায়গায় না ধরে, তাহলে «Enlace (opcional)» ঘরটা সেই পেজে নিয়ে যায় যেখানে এটা সম্পূর্ণভাবে লেখা আছে। এই ঘরের উদাহরণেই লেখা আছে «Acepto la política de cancelación»।

আমার স্পায় এটা কীভাবে চালু করব?

Proyecta-তে আপনার নিজের ভাষায় আপনার ব্যবসা বর্ণনা করুন। যেমন: “Tequisquiapan-এ আমার স্পার জন্য একটা পেজ চাই, যেখানে ৬০ এবং ৯০ মিনিটের ম্যাসাজ তাদের দাম সহ থাকবে, বুকিংয়ের সময় $৩০০ অগ্রিম সহ অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট থাকবে, এবং আমার ক্লায়েন্টরা যাতে ২৪ ঘণ্টা আগে পর্যন্ত তাদের অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল বা পরিবর্তন করতে পারেন”।

আর আজই, আপনার সংখ্যাটা বেছে নেওয়ার আগে, সেই একমাত্র ব্যতিক্রমটা লিখে রাখুন যা আপনি আসলেই করবেন (সকালে অসুস্থ হয়ে পড়া ক্লায়েন্ট, বন্ধ রাস্তা), এবং সেটা কীভাবে সমাধান করবেন—যেমন আপনি নিজেই আপনার agenda থেকে অ্যাপয়েন্টমেন্টটা স্থানান্তর করে দিয়ে। যে ব্যতিক্রম আপনি লিখে রাখেন না, সেটা প্রতি শুক্রবার রাতে আপনাকে আবার নতুন করে ঠিক করতে হবে। শুরু করুন proyecta.dev-এ।