ماذا تكتب في سياسة إلغاء المواعيد في سبا خاصتك وكيف تجعلها تُطبَّق

تدير سيلفيا سبا في تيكيسكيابان يقدّم جلسات تدليك لمدة 60 و90 دقيقة، ونحو نصف عميلاتها يأتين في عطلة نهاية الأسبوع من كيريتارو أو مدينة مكسيكو. وسياسة الإلغاء عندها، أي القاعدة التي تحدد ما يحدث حين تعجز عميلة عن الحضور، كانت مجرد سطر واحد في صفحتها: «الإلغاء قبل 24 ساعة من الموعد».

في مساء جمعة، عند الساعة 10:40، كتبت لها عميلة كان لديها موعد تدليك لمدة 90 دقيقة في اليوم التالي عند الساعة 11:00: «آسفة، لن نتمكن من الحضور غدًا». كانت قد أرسلت $300 كدفعة مقدّمة عبر تحويل بنكي، وسألت إن كانت ستُرجَع لها أم تبقى عند سيلفيا. السطر كان يحدد الموعد النهائي، لكنه لم يذكر ماذا يحدث بعده. أرجعت سيلفيا كل المبلغ لتجنّب أي نقاش، وفي السبت عند الساعة 11:00 بقيت لديها ساعة ونصف فارغة.

والقاعدة التي لا توجد إلا في جملة واحدة، عليك أن تفرضها بنفسك، ليلًا وعبر WhatsApp، مع شخص يشعر بالحرج فعلاً.

ما الذي يجب أن تنص عليه سياسة الإلغاء في سبا خاصتك؟

أربعة أمور، وسياسة سيلفيا لم تذكر إلا الأول منها:

1. قبل كم ساعة يمكنها إلغاء موعدها أو تغييره دون أن تخسر شيئًا.
2. ماذا يحدث بما دفعته إذا ألغت في الوقت المحدد.
3. ماذا يحدث إذا أخبرت بعد الموعد المحدد أو لم تحضر.
4. ما الذي تفعله إذا انتهى الموعد النهائي وهي فعلاً لا تستطيع الحضور.

وأصبحت النسخة الجديدة كما يلي:

يمكنك إلغاء موعدك أو تغييره عبر الإنترنت حتى 24 ساعة قبله. إذا ألغيت في الوقت المحدد، نعيد إليك دفعتك المقدّمة بالكامل. إذا تأخرت في الإخبار أو لم تحضر، تبقى الدفعة المقدّمة عندنا. وإذا لم يعد الإلغاء ممكنًا، أخبرنا عبر WhatsApp.

لا تتحدث عن غرامات أو رسوم إضافية، لأن الشيء الوحيد الذي يمكن أن يبقى هو ما دفعته العميلة فعلاً عند الحجز.

قبل كم ساعة يجب أن يكون الإلغاء ممكنًا؟

عدد ساعات أقل من الوقت الذي يمر عادة بين حجز عميلاتك ووصولهن، وكافٍ لعرض ذلك الموعد على شخص آخر. فإذا كان موعدك النهائي أطول من فترة الحجز المسبق هذه، فإن كثيرًا منهن يخرجن منه منذ لحظة الحجز.

سيلفيا تعرف عميلاتها جيدًا. عميلات عطلة نهاية الأسبوع يحجزن قبل أسبوع كامل، ولو كان الموعد النهائي 48 ساعة لكان كافيًا لهن. أما عميلات تيكيسكيابان فيحجزن قبل يوم أو يومين، ولو كان 48 ساعة لما تمكنت تقريبًا أي منهن من الإلغاء عبر الإنترنت. وبما أن الموعد النهائي واحد لكل السبا (جلسة الـ60 دقيقة والـ90 دقيقة تتبعان نفس القاعدة)، اختارت الرقم الذي يناسب الفئتين معًا: 24 ساعة.

لا بأس أن يحجز عدد قليل خارج هذا الموعد النهائي، كمن تكتب في نفس الصباح. لكن إن كان نصف مواعيدك هكذا، فموعدك النهائي طويل جدًا.

أين تضع هذا الموعد النهائي لتطبّقه صفحتك؟

في التقويم، ثم الإعدادات، في بطاقة الإلغاءات. تكتب الرقم في «يمكن الإلغاء حتى … ساعة قبل الموعد» وتحفظ: من 1 إلى 720 ساعة، أو تتركه خاليًا حتى يمكن الإلغاء إلى ما قبل بدء الموعد مباشرة.

لا يمكن تغييره إلا لمن يدير الصفحة. وهذا الموعد النهائي مخصص لعميلاتك، لا لك: من تقويمك يمكنك إلغاء أو نقل أي موعد في أي وقت.

ماذا ترى عميلتك عندما تريد الإلغاء؟

ترى الموعد النهائي منذ أن يتأكد لها الموعد، وصفحتك تعيد تذكيرها به حين تدخل للإلغاء. رسالة التأكيد التي تصلها عبر WhatsApp تقول: «إذا احتجت إلى تغيير موعدك أو إلغائه، ردّ علينا هنا قبل 24 ساعة على الأقل».

وإن تركت بريدها الإلكتروني، فإن رسالة التأكيد تحمل زر تغيير أو إلغاء موعدي، الذي يأخذها إلى مواعيدها في صفحتك. بالنسبة لموعد يوم السبت عند الساعة 11:00، تقول الصفحة «يمكنك الإلغاء حتى يوم الجمعة، 4 ديسمبر، 11:00 صباحًا»، مع زرَّي إلغاء وتغيير الموعد. ويستخدم كلاهما نفس الموعد النهائي، لأن نقل الموعد يُفرغ المكان أيضًا.

وبعد انتهاء الموعد النهائي، لا تسمح لها الصفحة بالإلغاء أو التغيير وتقول لها: «انتهى موعد الإلغاء عبر الإنترنت (…). إذا لم تستطع الحضور، أخبرنا عبر WhatsApp»، مع زر يفتح محادثتك معها برسالة جاهزة. وإن ردّت بدلًا من ذلك على رسالة WhatsApp التي جاءتها كتأكيد، فإن المساعدة الآلية التي تجيب هناك تطبّق عليها نفس الموعد النهائي. لا تزال سيلفيا تستقبل رسائل عند الساعة 10:40 مساءً، لكنها الآن من عميلات قرأن القاعدة فعلاً.

ماذا يحدث بالمال إذا ألغت الموعد؟

أنت من يقرر. فحين تلغي عميلة موعدها، لا تُرجع Proyecta المال من نفسها ولا تفرض أي رسوم إضافية: ما دفعته عند الحجز يبقى عندك إلى أن تنفّذ ما تقوله سياستك.

إذا كانت قاعدتك تنص على إرجاع المال، تدخل إلى المبيعات، ثم المدفوعات، وفي تلك العملية تضغط استرجاع المبلغ؛ ويمكنك إرجاع كل المبلغ أو جزء منه. وهكذا أرجعت سيلفيا الـ$300 لعميلة من كيريتارو ألغت موعدها يوم الخميس عند الظهر. وإذا كان الموعد قد دُفع بجلسة من باقة، وتم الإلغاء في الوقت المحدد، فإن الجلسة تعود من نفسها إلى الباقة. وإذا أخبرت متأخرة أو لم تحضر، فلا يوجد أي رسم تلقائي: كل ما لديك هو ما دفعته عند الحجز، ولا شيء آخر.

لهذا من المفيد تحصيل مبلغ عند الحجز. فإن كانت عميلاتك تدفع في السبا نفسه، فإن تقويمك يسجّل الموعد بعبارة «الدفع في المحل»، وقاعدتك لا تستطيع إلا أن تطلب الأمر كمعروف. طلب الدفع عند الحجز، كاملًا أو كدفعة مقدّمة، يُحدَّد عندما تصف سبا خاصتك: فكل خدمة تظهر بحقل الدفعة المقدمة الخاص بها، تغيّر فيه المبلغ حين تشاء، ويظهر الموعد بعبارة «تم دفع الدفعة المقدمة». وهذا ليس مفتاحًا في لوحة التحكم، فاطلبه منذ البداية.

كيف تجعلها توافق على السياسة قبل الحجز؟

بخانة عليها أن تضع علامة فيها لتتمكن من الحجز. في التقويم، الإعدادات، داخل أسئلة عند الحجز، تضغط إضافة سؤال وفي نوع الإجابة تختار خانة الموافقة. في «النص الذي يوافق عليه عميلك» تلصق قاعدتك، بحد أقصى 300 حرف، وتفعّل إلزامي.

تشاهد عميلتك النص مع خانته في نموذج الحجز، ولا تستطيع إكمال الحجز دون تحديدها. وفي تقويمك، يظهر على ذلك الموعد «وافقت على:» مع نصك والوقت الذي وافقت فيه. وإذا لم تتسع صفحتك لنصك الكامل، فحقل «رابط (اختياري)» يأخذ إلى الصفحة التي تحتوي عليه كاملًا. ومثال الحقل يقول من الأساس «أوافق على سياسة الإلغاء».

كيف أطبّق هذا في سبا خاصتي؟

صف نشاطك التجاري في Proyecta بكلماتك الخاصة. على سبيل المثال: “صفحة لسبا خاصتي في تيكيسكيابان، تقدّم جلسات تدليك لمدة 60 و90 دقيقة مع سعر كل منها، وحجز مواعيد عبر الإنترنت بدفعة مقدّمة قدرها $300 عند الحجز، وتمكين عميلاتي من إلغاء موعدهن أو تغييره حتى 24 ساعة قبله”.

واليوم، قبل أن تختار رقمك، اكتب الاستثناء الوحيد الذي ستسمح به فعلاً (العميلة التي استفاقت مريضة، الطريق المغلق) وكيف ستتعامل معه، كأن تنقل لها الموعد بنفسك من تقويمك. فالاستثناء الذي لا تدوّنه ستعيد اتخاذ القرار بشأنه من جديد كل ليلة جمعة. ابدأ من proyecta.dev.