Come vendere pacchetti di sessioni e sapere quante ne restano a ogni cliente

Alejandra ha un centro estetico a Ciudad del Carmen, e quasi tutto quello che vende sono pacchetti di sessioni: otto di trattamento riducente per $4.800 e sei facciali idratanti per $3.000. Le clienti li pagavano in contanti o con bonifico, e lei li annotava su un quaderno, un foglio per cliente e una spunta per sessione.

Il quaderno funzionava con le clienti che venivano ogni settimana, ma si complicava con quelle che non venivano. Yadira lavora su una piattaforma, quattordici giorni sì e quattordici no, e a settembre è scesa con cinque sessioni di riducente in sospeso e un messaggio: «Mi cambi una con un facciale? Sabato ho un matrimonio». Alejandra le disse di sì. Quella notte, con il quaderno aperto, non seppe in quale riga mettere la spunta.

Un pacchetto di trattamenti porta più domande di uno di lezioni: quante sessioni restano, a quale servizio corrispondono e cosa succede con quella che non ha usato. Se il conto vive sul tuo sito, tutte e tre hanno una sola risposta.

Che cos’è un pacchetto di sessioni?

È un numero fisso di appuntamenti per lo stesso trattamento che la tua cliente paga in anticipo, quasi sempre a un prezzo migliore della sessione singola. A lei conviene sul prezzo e la impegna a finire il trattamento; a te paga prima ancora di entrare in cabina.

Nel centro estetico di Alejandra la sessione singola di riducente costa $750 e in pacchetto scende a $600. La differenza con un pacchetto di lezioni è che ogni sessione è legata a un servizio e riserva la tua cabina a una sola persona. Un riducente e un facciale non si scambiano, anche se entrambi si chiamano «sessione».

Come crei un pacchetto di trattamenti facciali sul tuo sito?

Quando descrivi il tuo centro estetico su Proyecta, i tuoi pacchetti escono con il loro nome, il prezzo e le sessioni. Nel tuo pannello li trovi in Pacchetti di crediti, dove modifichi il Nome del pacchetto, il Prezzo, i Crediti inclusi, che sono le sessioni, e la Descrizione.

Il campo più importante in un centro estetico è Servizi inclusi, il trattamento che quel pacchetto paga. Le sue sessioni servono per quel servizio, costi quel che costi, e per nessun altro. Per questo Alejandra ha creato due pacchetti separati: il riducente paga il riducente e il facciale paga il facciale. La domanda di Yadira ha già una risposta prima ancora che arrivi: il facciale per il matrimonio si paga a parte oppure esce da un pacchetto facciale.

Se la tua cliente lo compra e lo paga online sul tuo sito, le sessioni restano a suo nome, legate alla sua email.

E se la cliente paga il pacchetto in contanti, in cabina?

Glielo assegni tu dalla sua scheda, senza farle pagare di nuovo. In Clienti apri la scheda della cliente e, nella sezione Pacchetti, tocchi Assegna pacchetto. Scegli quale e il sito ti chiede di confermare con una riga così: «Stai dando 6 sessioni a Maricruz. Usalo quando ti ha già pagato nella tua attività.» Non si crea nessun ordine né passa nessun pagamento, perché il denaro te lo ha già dato in mano.

Quel pulsante lo vedi solo tu, come titolare; il tuo team vede cosa ha ogni cliente. Se Maricruz non ha un’email nella sua scheda, il sito ti avvisa: «Pacchetto assegnato. Per prenotare online con questo pacchetto serve un’email nella sua scheda.» Con l’email, lei prenota le sue sessioni da sola. E se non ti compare Assegna pacchetto, attiva un metodo di pagamento in Impostazioni › Metodi di pagamento; basta «Bonifico o contanti».

Quando Yadira finì le sessioni del quaderno, il suo pacchetto successivo glielo assegnò già Alejandra dalla sua scheda.

Come si scala una sessione quando la tua cliente prenota?

Al momento di prenotare l’appuntamento. Se prenota sul tuo sito con la sua email, scegli il trattamento, il giorno e l’ora, e il pulsante dice Prenota con sessione, senza farle pagare nulla. Alla fine vede «Hai usato 1 sessione del tuo Pacchetto facciale. Te ne restano 5.»

Se ti scrive su WhatsApp per prenotargliela tu, apri Nuovo appuntamento, scegli la cliente e il Servizio, e appare la casella Usa una sessione del suo pacchetto con quello che ha: «Pacchetto facciale: restano 5». Non viene mai spuntata di default, perché decidi tu se quell’appuntamento esce dal pacchetto. Appare solo quando prenoti un singolo appuntamento, per una cliente e un servizio. Se nel frattempo è stata usata la sua ultima sessione, ti compare «Non le restano più sessioni. L’appuntamento non è stato salvato.»

Dove vedi quante sessioni restano a ogni cliente?

Nella sua scheda, che apri da Clienti o con Vedi scheda nel suo appuntamento sul calendario. La sezione Pacchetti dice, pacchetto per pacchetto, «Pacchetto facciale: 5 di 6 sessioni», e ogni appuntamento pagato così porta il contrassegno Pacchetto nella sua cronologia.

Se compra un secondo pacchetto prima di finire il primo, vedrai due righe, e le sessioni si scalano prima dal più vecchio. Tutte le tue clienti con sessioni sono in Clienti con pacchetto, sotto i tuoi pacchetti. La tua cliente vede le sue in I miei appuntamenti, in Sessioni disponibili, senza bisogno di chiederti.

Cosa succede alla sessione se la cliente cancella o non si presenta?

Ci sono tre casi. Se lei cancella online entro il termine che hai fissato, la sessione torna al suo pacchetto. Se cancelli tu, torna sempre, a qualsiasi ora. Se non si presenta e la segni come Non si è presentata, resta consumata.

Quando cancella da I miei appuntamenti, il sito lo dice prima: «La sessione torna al tuo pacchetto.» A ottobre a Yadira cambiarono il turno e cancellò due giorni prima, senza scrivere a nessuno. Se sposta solo l’appuntamento con Cambia orario, resta la stessa sessione.

Con gli avvisi dell’ultimo minuto decidi tu. Se cancelli l’appuntamento, il sito ti ricorda che «La sessione del suo pacchetto torna al suo saldo»; se la segni come Non si è presentata, resta consumata. Alejandra perdona il primo avviso tardivo di ogni pacchetto, e il secondo lo conta.

Cosa non fa il sito con i tuoi trattamenti?

Conta sessioni; la cartella del trattamento non la gestisce. Non salva foto prima e dopo, misure né come sta rispondendo la pelle. Quello che noti in cabina lo annoti nell’appuntamento con Aggiungi nota, che vedete solo tu e il tuo team.

Le sessioni, inoltre, non scadono da sole. Se vuoi dare una validità a un pacchetto, scrivila nella sua Descrizione; farla rispettare spetta a te.

Come lo metto in pratica nel mio centro estetico?

Descrivi la tua attività su Proyecta con le tue parole. Qualcosa come: “un sito per il mio centro estetico a Ciudad del Carmen, con riducente, facciali e depilazione con prezzo e durata, un pacchetto di 8 sessioni di riducente e uno di 6 facciali che si pagano online o in cabina, e appuntamenti online”.

Prima di vendere il tuo prossimo pacchetto di sessioni, apri il quaderno e conta, cliente per cliente, le sessioni che hai già incassato e non hai ancora dato. Moltiplicale per quanto ti hanno pagato per ciascuna. Ad Alejandra sono venute fuori 31 sessioni e $17.400: ore di cabina già vendute che la sua agenda deve tenerle da parte. Inizia su proyecta.dev.