Comment vendre des forfaits de séances et savoir combien il en reste à chaque cliente

Alejandra a une cabine d’esthétique à Ciudad del Carmen, et elle vend presque uniquement des forfaits de séances : huit soins amincissants pour $4,800 et six soins du visage hydratants pour $3,000. On les lui payait en espèces ou par virement, et elle les notait dans un cahier, une page par cliente et une coche par séance.

Le cahier tenait le coup avec les clientes qui venaient chaque semaine, mais se compliquait avec celles qui ne venaient pas. Yadira travaille sur une plateforme pétrolière, quatorze jours de travail pour quatorze de repos, et en septembre elle est descendue avec cinq séances de soin amincissant encore à utiliser et un message : « Tu peux m’en échanger une contre un soin du visage ? J’ai un mariage samedi. » Alejandra a dit oui. Ce soir-là, cahier ouvert, elle n’a pas su sur quelle ligne mettre la coche.

Un forfait de traitements pose plus de questions qu’un forfait de cours : combien de séances il reste, de quel service elles relèvent et ce qui se passe avec celle qu’on n’a pas utilisée. Si le compte vit sur ta page, les trois ont une seule réponse.

Qu’est-ce qu’un forfait de séances ?

C’est un nombre fixe de rendez-vous pour un même traitement, que ta cliente paie à l’avance, presque toujours à un meilleur prix que la séance à l’unité. Pour elle, le prix baisse et elle s’engage à terminer le traitement ; pour toi, elle paie avant même d’entrer en cabine.

Dans la cabine d’Alejandra, la séance de soin amincissant à l’unité coûte $750, et en forfait elle revient à $600. La différence avec un forfait de cours, c’est que chaque séance correspond à un service précis et réserve ta cabine pour une seule personne. Un soin amincissant et un soin du visage ne s’échangent pas, même si les deux s’appellent « séance ».

Comment créer un forfait de soins du visage sur ta page ?

Quand tu décris ta cabine sur Proyecta, tes forfaits apparaissent avec leur nom, leur prix et leurs séances. Dans ton tableau de bord, ils se trouvent dans Forfaits de crédits, où tu modifies le Nom du forfait, le Prix, les Crédits inclus — c’est-à-dire les séances — et la Description.

Le champ le plus important pour une cabine, c’est Services inclus, le traitement que ce forfait finance. Ses séances ne servent que pour ce service, quel qu’en soit le prix, et pour aucun autre. C’est pour ça qu’Alejandra a créé deux forfaits séparés : le soin amincissant paie le soin amincissant, et le soin du visage paie le soin du visage. La question de Yadira a déjà sa réponse avant même qu’elle n’arrive : le soin du visage pour le mariage se facture à part ou se prend sur un forfait visage.

Si ta cliente l’achète et le paie en ligne sur ta page, les séances restent à son nom, liées à son adresse e-mail.

Et si elle te paie le forfait en espèces, dans la cabine ?

C’est toi qui le lui donnes depuis sa fiche, sans la faire payer une seconde fois. Dans Clients, tu ouvres la fiche de la cliente et, dans la section Forfaits, tu touches Donner un forfait. Tu choisis lequel et la page te demande de confirmer avec une ligne du genre : « Tu donnes 6 séances à Maricruz. À utiliser quand elle t’a déjà payée dans ton établissement. » Aucune commande n’est créée et aucun paiement n’est traité, puisque l’argent, elle te l’a déjà remis en main propre.

Ce bouton, seule toi le vois, en tant que propriétaire ; ton équipe voit ce que possède chaque cliente. Si Maricruz n’a pas d’e-mail dans sa fiche, la page te prévient : « Forfait donné. Pour réserver en ligne avec, elle a besoin d’un e-mail dans sa fiche. » Avec l’e-mail, elle réserve ses séances toute seule. Et si Donner un forfait ne s’affiche pas, active un mode de paiement dans Paramètres › Modes de paiement ; « Virement ou espèces » suffit.

Quand Yadira a terminé les séances du cahier, Alejandra lui a donné son forfait suivant directement dans sa fiche.

Comment se décompte une séance quand ta cliente prend rendez-vous ?

Au moment de réserver le rendez-vous. Si elle réserve sur ta page avec son e-mail, elle choisit le traitement, le jour et l’heure, et le bouton indique Réserver avec une séance, sans qu’on lui facture rien. À la fin, elle voit « Tu as utilisé 1 séance de ton Forfait visage. Il t’en reste 5. »

Si elle t’écrit sur WhatsApp pour que tu lui réserves toi-même, tu ouvres Nouveau rendez-vous, tu choisis la cliente et le Service, et la case Utiliser une séance de son forfait apparaît avec ce qu’elle a : « Forfait visage : il en reste 5. » Elle n’est jamais cochée par défaut, car c’est toi qui décides si ce rendez-vous sort du forfait. Elle n’apparaît que lorsque tu réserves un seul rendez-vous, pour une cliente et un service donnés. Si entre-temps sa dernière séance a été utilisée, tu verras « Il ne lui reste plus de séances. Le rendez-vous n’a pas été enregistré. »

Où vois-tu combien de séances il reste à chaque cliente ?

Dans sa fiche, que tu ouvres depuis Clients ou avec Voir la fiche sur son rendez-vous dans le calendrier. La section Forfaits indique, forfait par forfait, « Forfait visage : 5 sur 6 séances », et chaque rendez-vous payé ainsi porte la mention Forfait dans son historique.

Si elle achète un deuxième forfait avant de terminer le premier, tu verras deux lignes, et les séances se décomptent d’abord sur le plus ancien. Toutes tes clientes avec des séances figurent dans Clients avec forfait, sous tes forfaits. Ta cliente voit les siennes dans Mes rendez-vous, sous Séances disponibles, sans avoir à te demander.

Que se passe-t-il avec la séance si elle annule ou ne vient pas ?

Il y a trois cas. Si elle annule en ligne dans le délai que tu as fixé, la séance retourne dans son forfait. Si c’est toi qui annules, elle revient toujours, à n’importe quelle heure. Si elle ne vient pas et que tu la marques Absente, la séance reste consommée.

Quand elle annule depuis Mes rendez-vous, la page le lui dit avant : « La séance retourne dans ton forfait. » En octobre, on a changé le poste de Yadira et elle a annulé deux jours avant, sans écrire à personne. Si elle se contente de déplacer le rendez-vous avec Changer l’horaire, c’est toujours la même séance.

Pour les annulations de dernière minute, c’est toi qui décides. Si tu annules le rendez-vous, la page te rappelle que « La séance de son forfait retourne dans son solde » ; si tu la marques Absente, elle reste consommée. Alejandra pardonne le premier avis tardif de chaque forfait, et compte le second.

Que ne fait pas la page avec tes traitements ?

Elle compte les séances ; elle ne tient pas le dossier du traitement. Elle ne garde pas de photos avant-après, de mesures, ni l’évolution de la réaction de la peau. Ce que tu remarques en cabine, tu le notes sur le rendez-vous avec Ajouter une note, visible uniquement par toi et ton équipe.

Les séances n’expirent pas non plus toutes seules. Si tu veux donner une durée de validité à un forfait, écris-la dans sa Description ; c’est toi qui la fais respecter.

Comment je mets ça en place dans ma cabine ?

Décris ton entreprise sur Proyecta avec tes propres mots. Quelque chose comme : « une page pour ma cabine d’esthétique à Ciudad del Carmen, avec soins amincissants, soins du visage et épilation, chacun avec son prix et sa durée, un forfait de 8 séances de soin amincissant et un de 6 soins du visage, payables en ligne ou dans la cabine, et des rendez-vous en ligne ».

Avant de vendre ton prochain forfait de séances, ouvre le cahier et compte, cliente par cliente, les séances que tu as déjà facturées mais que tu n’as pas encore données. Multiplie-les par ce qu’on t’a payé pour chacune. Pour Alejandra, ça a donné 31 séances et $17,400 : des heures de cabine déjà vendues que son agenda doit lui garder. Commence sur proyecta.dev.