Hoe je sessiepakketten verkoopt en weet hoeveel elke klant er nog over heeft
Een sessiepakket is een behandeling van meerdere afspraken die je klant vooraf betaalt. Met Proyecta verkoop je het via je website of in je salon, elke afspraak trekt een sessie af en jullie zien allebei hoeveel er nog over zijn.
Alejandra heeft een schoonheidssalon in Ciudad del Carmen, en bijna alles wat ze verkoopt zijn sessiepakketten: acht sessies vetreductie voor $4,800 en zes hydraterende gezichtsbehandelingen voor $3,000. Klanten betaalden contant of per overschrijving, en zij schreef het op in een schrift, één blad per klant en een vinkje per sessie.
Het schrift hield het nog wel bij bij de klanten die elke week kwamen, maar liep vast bij degenen die dat niet deden. Yadira werkt op een boorplatform, veertien op, veertien af, en in september kwam ze van het platform met nog vijf sessies vetreductie openstaand en een berichtje: “Mag ik een sessie omwisselen voor een gezichtsbehandeling? Ik heb zaterdag een bruiloft.” Alejandra zei ja. Die avond, met het schrift open, wist ze niet op welke regel ze het vinkje moest zetten.
Een behandelpakket brengt meer vragen met zich mee dan een lessenpakket: hoeveel sessies er nog over zijn, van welke behandeling ze zijn en wat er gebeurt met de sessie die niet gebruikt is. Als die telling op je website leeft, hebben alle drie één antwoord.
Wat is een sessiepakket?
Het is een vast aantal afspraken voor dezelfde behandeling die je klant vooraf betaalt, meestal tegen een betere prijs dan de losse sessie. Voor haar daalt de prijs en verplicht het haar om de behandeling af te maken; jij krijgt betaald voordat ze de salon binnenkomt.
In Alejandra’s salon kost een losse sessie vetreductie $750 en in een pakket komt dat neer op $600. Het verschil met een lessenpakket is dat elke sessie bij één behandeling hoort en je salon reserveert voor één persoon. Een vetreductie en een gezichtsbehandeling zijn niet inwisselbaar, ook al heten ze allebei “sessie”.
Hoe stel je een pakket gezichtsbehandelingen samen op je website?
Wanneer je je salon beschrijft in Proyecta, komen je pakketten naar voren met hun naam, prijs en sessies. In je dashboard vind je ze onder Creditpakketten, waar je de Naam van het pakket, de Prijs, de Opgenomen credits (dat zijn de sessies) en de Beschrijving aanpast.
Het veld dat voor een salon het belangrijkst is, is Inbegrepen diensten: de behandeling die dat pakket betaalt. De sessies gelden voor die ene behandeling, wat die ook kost, en voor geen andere. Daarom vroeg Alejandra om twee losse pakketten: de vetreductie betaalt vetreductie en de gezichtsbehandeling betaalt de gezichtsbehandeling. Yadira’s vraag heeft dus al antwoord voordat ze er is: de gezichtsbehandeling voor de bruiloft wordt apart in rekening gebracht of komt uit een gezichtsbehandelingspakket.
Als je klant het pakket online op je website koopt en betaalt, staan de sessies op haar naam, gekoppeld aan haar e-mailadres.
En als ze het pakket contant betaalt, in de salon?
Dan geef je het zelf via haar klantprofiel, zonder haar opnieuw te laten betalen. Onder Klanten open je de klant en in de sectie Pakketten tik je op Pakket geven. Je kiest welk pakket en de pagina vraagt je te bevestigen met een regel als: “Je geeft Maricruz 6 sessies. Gebruik dit wanneer ze je al in je zaak heeft betaald.” Er wordt geen bestelling aangemaakt en er vindt geen afschrijving plaats, want het geld heb je al in handen gekregen.
Die knop zie jij alleen, als eigenaar; je team ziet wat elke klant heeft. Als Maricruz geen e-mailadres in haar profiel heeft, waarschuwt de pagina je: “Pakket gegeven. Om er online mee te boeken heeft ze een e-mailadres in haar profiel nodig.” Met dat e-mailadres kan ze zelf haar sessies inplannen. En zie je Pakket geven niet, activeer dan een betaalmethode onder Instellingen › Betaalmethoden; “Overschrijving of contant” is genoeg.
Toen Yadira de sessies uit het schrift had opgebruikt, gaf Alejandra haar het volgende pakket al via haar profiel.
Hoe wordt een sessie afgetrokken wanneer je klant boekt?
Op het moment dat de afspraak wordt vastgelegd. Als ze op je website boekt met haar e-mailadres, kiest ze de behandeling, de dag en het tijdstip, en de knop zegt Boeken met sessie, zonder dat er iets in rekening wordt gebracht. Aan het einde ziet ze: “Je hebt 1 sessie van je Gezichtsbehandelingspakket gebruikt. Je hebt nog 5 over.”
Als ze je via WhatsApp schrijft zodat jij de afspraak vastlegt, open je Nieuwe afspraak, kies je de klant en de Dienst, en verschijnt het vakje Sessie uit haar pakket gebruiken met wat ze nog heeft: “Gezichtsbehandelingspakket: nog 5 over.” Het staat nooit standaard aangevinkt, want jij bepaalt of die afspraak uit het pakket komt. Het verschijnt alleen wanneer je één afspraak vastlegt, voor één klant en één dienst. Is in die tussentijd haar laatste sessie al gebruikt, dan krijg je: “Ze heeft geen sessies meer over. De afspraak is niet opgeslagen.”
Waar zie je hoeveel sessies elke klant nog over heeft?
In haar profiel, dat je opent vanuit Klanten of met Profiel bekijken bij haar afspraak in de agenda. De sectie Pakketten geeft, pakket per pakket, aan: “Gezichtsbehandelingspakket: 5 van 6 sessies”, en elke afspraak die zo betaald is, krijgt de markering Pakket in haar geschiedenis.
Koopt ze een tweede pakket voordat ze het eerste heeft afgemaakt, dan zie je twee regels, en de sessies worden eerst van het oudste pakket afgetrokken. Al je klanten met sessies staan onder Klanten met pakket, onder je pakketten. Je klant ziet de hare zelf in Mijn afspraken, onder Beschikbare sessies, zonder het jou te moeten vragen.
Wat gebeurt er met de sessie als ze annuleert of niet komt opdagen?
Er zijn drie gevallen. Annuleert ze online binnen de termijn die jij hebt ingesteld, dan komt de sessie terug in haar pakket. Annuleer jij, dan komt die altijd terug, op elk moment. Komt ze niet opdagen en markeer jij haar als Niet verschenen, dan blijft de sessie verbruikt.
Wanneer ze annuleert via Mijn afspraken, laat de pagina dit vooraf weten: “De sessie komt terug in je pakket.” In oktober kreeg Yadira een andere dienst en annuleerde ze twee dagen van tevoren, zonder iemand te schrijven. Verplaatst ze de afspraak alleen met Tijd wijzigen, dan blijft het dezelfde sessie.
Bij afmeldingen op het laatste moment beslis jij. Annuleer je de afspraak, dan herinnert de pagina je eraan dat “De sessie van haar pakket komt terug in haar saldo”; markeer je haar als Niet verschenen, dan blijft de sessie verbruikt. Alejandra vergeeft de eerste late afmelding per pakket, en telt de tweede.
Wat doet de pagina niet met je behandelingen?
Ze telt sessies; het behandeldossier houdt ze niet bij. Ze bewaart geen voor-en-na-foto’s, geen metingen en niet hoe de huid reageert. Wat je in de salon opmerkt, schrijf je bij de afspraak op met Notitie toevoegen, die alleen jij en je team zien.
Sessies verlopen ook niet automatisch. Wil je een geldigheidsduur aan een pakket koppelen, schrijf die dan in de Beschrijving; jij bent degene die erop toeziet dat hij wordt gerespecteerd.
Hoe zet ik dit op in mijn salon?
Beschrijf je bedrijf in Proyecta met je eigen woorden. Iets als: “een website voor mijn schoonheidssalon in Ciudad del Carmen, met vetreductie, gezichtsbehandelingen en ontharing met hun prijs en duur, een pakket van 8 sessies vetreductie en een van 6 gezichtsbehandelingen die online of in de salon betaald worden, en online afspraken”.
Voordat je je volgende sessiepakket verkoopt, open je schrift en tel, klant voor klant, de sessies die je al hebt geïnd maar nog niet hebt gegeven. Vermenigvuldig ze met wat ze je per sessie betaald hebben. Bij Alejandra kwam dat uit op 31 sessies en $17,400: salonuren die al verkocht zijn en die haar agenda voor haar moet bewaren. Begin op proyecta.dev.