Hoe je tours online verkoopt en de aanbetaling per persoon incasseert
Om tours online te verkopen heeft elke tour een eigen fiche nodig —duur, moeilijkheidsgraad, ontmoetingspunt, wat erbij inbegrepen is en prijs per persoon— en een aanbetaling in percentage die vermenigvuldigd wordt met de plekken die iedereen reserveert.
Leticia neemt al zes jaar groepen mee vanuit Ciudad Valles naar de watervallen van de Huasteca Potosina, en tot deze zomer leefden haar reserveringen in WhatsApp. Als je tours online wilt verkopen, zal haar verhaal je bekend in de oren klinken: elke vrijdag beantwoordde ze dezelfde vijf vragen, kreeg screenshots van overschrijvingen binnen zonder te weten bij welke vertrek ze hoorden, en vroeg $500 aanbetaling, of er nu twee of tien mensen meekwamen.
In juli reserveerde een groep acht plekken in de boot naar Tamul met diezelfde $500. Er kwamen drie. Die zaterdag liet ze een stel aan de kant staan omdat “er geen plek meer was”, en de andere vijf plekken bleven leeg.
Wat moet een toerist zien voordat hij voor een tour betaalt?
Hij moet weten waar hij vertrekt, hoe lang het duurt, hoe zwaar het is, wat erbij inbegrepen is en wat het per persoon kost. Als een van die vijf dingen op je pagina ontbreekt, vraagt hij het je via WhatsApp — en terwijl je antwoordt, stelt hij de vraag al aan een andere aanbieder.
Een pagina om tours online te verkopen is een pagina waar elke tour zijn eigen fiche heeft, en waar mensen plekken reserveren en meteen betalen, zonder je te schrijven. Bij Proyecta heeft de fiche van elke tour tien velden, en alleen de titel is verplicht:
- Titel en Omslagfoto.
- Beschrijving: wat je ziet en wat je doet.
- Duur, als vrije tekst: “6 uur”, “1 volledige dag”, “3 dagen 2 nachten”.
- Moeilijkheidsgraad: Makkelijk, Gemiddeld of Moeilijk.
- Ontmoetingspunt, met een duidelijke referentie.
- Prijs vanaf, per persoon.
- Aanbetaling (%).
- Inclusief: gids, vervoer, eten, reddingsvest.
- Reisschema, stap voor stap of dag per dag.
De vraag die Leticia het vaakst kreeg was “moet je kunnen zwemmen?”. Nu beantwoordt de fiche van Tamul dat: Moeilijkheidsgraad Gemiddeld, “Reddingsvest” bij Inclusief, en een regel in de beschrijving die zegt dat het vest de hele tocht aan blijft.
Hoe werkt de aanbetaling als iemand meerdere plekken reserveert?
Die wordt per persoon berekend. De aanbetaling is een percentage van de prijs per plek, dus een groep van acht laat acht aanbetalingen achter, niet één.
De tour naar Tamul kost $1,200 per persoon en Leticia heeft 30% aanbetaling ingesteld, dus $360 per plek. Een gezin van vijf betaalt $1,800 bij het reserveren met kaart, en de resterende $4,200 worden op de dag van de tour betaald. Laat je het veld voor de aanbetaling leeg, dan betaalt de klant alles in één keer.
Het belangrijke is niet het percentage, maar dat het meegroeit met de groep. Met de vaste aanbetaling kostte het acht plekken de groep hetzelfde als twee, en afzeggen deed geen pijn. Nu laat een groep van acht $2,880 vooraf achter, en sinds augustus heeft geen enkele grote groep haar meer laten zitten.
Hoe weet je voor welke datum elke bestelling is?
Omdat je het bij het betalen vraagt. De pagina heeft geen kalender met vertrekdata, dus de datum komt binnen als een geschreven antwoord: je vraagt Proyecta om bij de aankoop van je tours te vragen “Voor welke datum?” en niet te laten betalen zonder dat die vraag beantwoord is.
Het antwoord verschijnt in de bestelling, in je paneel. De vraag wordt alleen gesteld als iemand een tour koopt; verkoop je ook T-shirts van de Huasteca, dan krijgt iemand die een T-shirt koopt helemaal geen vraag. Je kunt onder het veld een hulpregel toevoegen, en dat is aan te raden: in de eerste week antwoordde iemand “de volgende”. Leticia voegde toe: “Schrijf de dag en de maand, bijvoorbeeld zaterdag 18 oktober” en het is haar niet meer overkomen.
Wat zie jij als iemand betaalt?
Een bestelling met de tour, het aantal plekken, de datum die de klant heeft opgeschreven en wat hij je al betaald heeft. Als het met aanbetaling was, staat er bij de bestelling «Aanbetaling betaald» met een label «Nog te betalen», met het bedrag dat nog ontbreekt.
Op de dag van de tour, als het gezin je de $4,200 contant betaalt, open je hun bestelling, tik je op «Betaling registreren», kies je Contant, Overschrijving, Pinapparaat of Anders, en bevestig je. Het bedrag staat er al automatisch bij, met wat nog ontbreekt. En in het filter «Met saldo» zie je iedereen die je nog iets schuldig is.
Wat doet de pagina niet voor je?
Drie dingen: het aantal plekken per vertrek bijhouden, twee prijzen voor één tour rekenen, en waarschuwen als je iets afzegt. Goed om te weten voordat je de pagina bekendmaakt.
De pagina telt de plekken per vertrek niet. Omdat de datum een geschreven antwoord is en geen kalender, weet de pagina niet dat je zaterdag al 14 van de 16 plekken in de boot hebt. Dat tellen doe jij, door de bestellingen te lezen. Als een vertrek vol is en iemand al voor die dag betaald heeft, schrijf je hem om de datum te verplaatsen.
Er wordt één prijs per tour gerekend. Wat je bij «Prijs vanaf» invult, is wat er voor elke plek in rekening wordt gebracht, ook al zegt het label “vanaf”. Betalen kinderen minder, dan berekent de fiche dat niet automatisch: Leticia maakte een tweede tour, “Tamul voor kinderen onder de 12”, met zijn eigen prijs, in plaats van het in de beschrijving uit te leggen en een kind het volwassenentarief te laten betalen.
De pagina waarschuwt niet als een vertrek wordt afgezegd. Staat de rivier hoog en zeg je zaterdag af, dan is het nog steeds jouw werk om elke groep te schrijven en naar een andere datum te verplaatsen. Wat wél verandert, is dat je op één plek al weet wie er betaald heeft, voor welke dag en hoeveel.
Hoe begin je deze week met tours online verkopen?
Door je pagina in Proyecta te beschrijven. Leticia schreef zoiets als dit:
“Ik wil een pagina om mijn tours in de Huasteca Potosina te verkopen. We vertrekken vanuit Ciudad Valles. Drie tours: Waterval van Tamul per boot, 6 uur, gemiddelde moeilijkheidsgraad, $1,200 per persoon; sprongen bij de watervallen van Micos, 4 uur, $650; en Sótano de las Golondrinas bij zonsopgang, $900. Bij alle drie 30% aanbetaling, en dat er bij het betalen gevraagd wordt voor welke datum.”
Voordat je de link deelt, controleer je drie dingen. Dat de prijzen en percentages de jouwe zijn. Dat er geen voorbeeldtour is overgebleven die jij niet aanbiedt: met de betaling actief kan die namelijk ook gekocht worden. En dat bij een proefaankoop de vraag over de datum verschijnt.
En nog iets voor deze vrijdag: open het filter «Met saldo», lees de datum van elke bestelling en tel op wat ze je zaterdag gaan betalen. Dat getal is het contante geld dat je bij de aanlegsteiger gaat ontvangen —neem wisselgeld mee— en de lijst van wie je moet betalen voordat hij de boot op stapt.
Als je tours online wilt verkopen zonder de vrijdag door te brengen met het beantwoorden van WhatsApp-berichten, beschrijf je tourbedrijf dan bij Proyecta en publiceer het.