Så säljer du turer online och tar ut förskottsbetalning per person

Leticia har i sex år tagit ut grupper från Ciudad Valles till vattenfallen i Huasteca Potosina, och fram till den här sommaren levde hennes bokningar i WhatsApp. Om du vill sälja turer online kommer hennes historia att kännas bekant: varje fredag svarade hon på samma fem frågor, fick skärmdumpar av överföringar utan att veta vilken avgång de gällde, och tog ut $500 i handpenning, oavsett om det kom två personer eller tio.

I juli bokade en grupp åtta platser i pangan till Tamul med samma $500. Tre kom. Den lördagen lämnade hon ett par på land eftersom “det inte fanns plats längre”, och de andra fem platserna gick tomma.

Vad behöver en turist se innan de betalar för en tur?

De behöver veta varifrån den avgår, hur länge den pågår, hur ansträngande den är, vad som ingår och vad den kostar per person. Om något av dessa fem saker saknas på din sida kommer de att fråga dig via WhatsApp, och medan du svarar frågar de redan en annan researrangör.

En sida för att sälja turer online är en sida där varje tur har sitt eget kort, och folk bokar platser och betalar direkt där, utan att skriva till dig. I Proyecta har varje turs kort tio fält, och bara titeln är obligatorisk:

Titel och Omslagsbild.
Beskrivning: vad man ser och vad man gör.
Längd, i fritext: “6 timmar”, “1 heldag”, “3 dagar 2 nätter”.
Svårighetsgrad: Lätt, Medel eller Svår.
Mötesplats, med en tydlig referenspunkt.
Pris från, per person.
Förskottsbetalning (%).
Ingår: guide, transport, mat, flytväst.
Resplan, steg för steg eller dag för dag.

Den fråga Leticia fick oftast var “måste man kunna simma?”. Nu besvarar Tamuls kort den frågan själv: Svårighetsgrad Medel, “Flytväst” under Ingår och en rad i beskrivningen som säger att flytvästen sitter på hela turen.

Hur tas förskottsbetalningen ut när flera platser bokas?

Den tas ut per person. Förskottsbetalningen är en procentandel av priset för varje plats, så en grupp på åtta lämnar åtta förskott, inte ett.

Turen till Tamul kostar $1,200 per person och Leticia satte 30 % förskottsbetalning, det vill säga $360 per plats. En familj på fem betalar $1,800 vid bokningen med kort, och de återstående $4,200 betalas på turens dag. Om du lämnar fältet för förskottsbetalning tomt betalar kunden allt direkt.

Det viktiga är inte procentsatsen, utan att den växer med gruppen. Med den fasta handpenningen kostade åtta platser gruppen lika mycket som två, och det gjorde inget ont att avboka. Nu lämnar en grupp på åtta $2,880 i förskott, och sedan augusti har ingen stor grupp svikit henne.

Hur vet du vilket datum varje beställning gäller?

Genom att fråga vid betalningen. Sidan har ingen kalender med avgångar, så datumet kommer in som ett skrivet svar: du ber Proyecta att köpet av dina turer ska fråga “Vilket datum?” och inte tillåta betalning utan ett svar.

Svaret visas i beställningen, i din panel. Frågan ställs bara när man köper en tur; om du också säljer t-shirts från Huasteca får den som köper en t-shirt ingen fråga alls. Du kan lägga till en hjälptext under fältet, och det är värt att göra: första veckan svarade någon “nästa gång”. Leticia lade till “Skriv dag och månad, till exempel lördag 18 oktober” och det har inte hänt igen.

Vad ser du när någon betalar?

En beställning med turen, platserna, det datum kunden skrev in och vad de redan har betalat dig. Om det var med förskottsbetalning säger beställningen «Förskott betalt» och har en etikett som säger «Kvar», med beloppet som saknas.

På turens dag, när familjen betalar dig de $4,200 i kontanter, öppnar du deras beställning, trycker på «Registrera betalning», väljer Kontant, Överföring, Terminal eller Annat, och bekräftar. Beloppet kommer redan ifyllt med det som saknas. Och i filtret «Med saldo» ser du alla som fortfarande är skyldiga dig.

Vad gör sidan inte åt dig?

Tre saker: räkna platserna för varje avgång, ta ut två priser på samma tur och meddela när du ställer in. Det är bra att veta innan du lanserar den.

Den räknar inte platserna för varje avgång. Eftersom datumet är ett skrivet svar och inte en kalender vet sidan inte att du på lördagen redan har 14 av 16 platser i pangan. Den räkningen gör du själv, genom att läsa beställningarna. Om en avgång blir full och någon har betalat för den dagen skriver du till dem för att flytta datumet.

Den tar bara ut ett pris per tur. Det du skriver i «Pris från» är det som tas ut för varje plats, även om etiketten säger “från”. Om barn betalar mindre räknar kortet inte ut det själv: Leticia skapade en andra tur, “Tamul för under 12 år”, med sitt eget pris, istället för att förklara det i beskrivningen och ta ut vuxentaxa för ett barn.

Den meddelar inte när en avgång ställs in. Om floden svämmar över och du avbokar lördagen är det fortfarande ditt jobb att skriva till varje grupp och flytta deras datum. Vad som däremot ändras är att du nu har allt på ett ställe: vem som betalat, för vilken dag och hur mycket.

Hur börjar du sälja turer online redan den här veckan?

Genom att beskriva din sida i Proyecta. Leticia skrev ungefär så här:

“Jag vill ha en sida för att sälja mina turer i Huasteca Potosina. Vi avgår från Ciudad Valles. Tre turer: Vattenfallet Tamul med panga, 6 timmar, medelsvår, $1,200 per person; hopp vid vattenfallen i Micos, 4 timmar, $650; och Sótano de las Golondrinas vid gryningen, $900. 30 % förskottsbetalning på alla tre, och att man frågar om datum vid betalningen.”

Innan du delar länken, kontrollera tre saker. Att priserna och procentsatserna är dina egna. Att det inte finns kvar någon exempeltur som du inte erbjuder: med betalningen aktiv kan den också köpas. Och att datumfrågan dyker upp i ett testköp.

Och en sak att göra redan denna fredag: öppna filtret «Med saldo», läs datumet för varje beställning och summera vad du kommer att få betalt på lördagen. Den siffran är kontanterna du kommer ta emot vid bryggan — ta med växel — och listan över vem som måste betala innan de kliver ombord på pangan.

Om du vill sälja turer online utan att tillbringa fredagen med att svara på WhatsApp, beskriv din researrangör på Proyecta och publicera den.