Comment vendre des excursions en ligne en facturant un acompte par personne
Pour vendre des excursions en ligne, chaque excursion a besoin de sa fiche — durée, difficulté, point de rendez-vous, ce qui est inclus et prix par personne — et d'un acompte en pourcentage qui se multiplie par le nombre de places que chacun réserve.
Depuis six ans, Leticia emmène des groupes de Ciudad Valles aux cascades de la Huasteca Potosina, et jusqu’à cet été, ses réservations vivaient sur WhatsApp. Si tu veux vendre des excursions en ligne, son histoire va te sembler familière : chaque vendredi, elle répondait aux mêmes cinq questions, recevait des captures de virement sans savoir à quelle sortie elles correspondaient, et demandait 500 $ d’acompte, peu importe si deux ou dix personnes venaient.
En juillet, un groupe a réservé huit places sur le bateau pour Tamul avec ces mêmes 500 $. Trois personnes sont arrivées. Ce samedi-là, elle a laissé un couple à terre parce qu’« il n’y avait plus de place », et les cinq autres places sont parties vides.
Que doit voir un touriste avant de payer une excursion ?
Il doit savoir d’où elle part, combien de temps elle dure, à quel point elle est difficile, ce qu’elle inclut et combien elle coûte par personne. Si l’une de ces cinq informations manque sur ta page, on te la demandera par WhatsApp — et pendant que tu réponds, la personne pose déjà la même question à un autre prestataire.
Une page pour vendre des excursions en ligne est une page où chaque excursion a sa propre fiche, et où les gens réservent des places et paient directement, sans t’écrire. Sur Proyecta, la fiche de chaque excursion comporte dix champs, et seul le titre est obligatoire :
- Titre et Image de couverture.
- Description : ce qu’on voit et ce qu’on fait.
- Durée, en texte libre : « 6 heures », « 1 journée complète », « 3 jours 2 nuits ».
- Difficulté : Facile, Modérée ou Difficile.
- Point de rendez-vous, avec un repère clair.
- Prix à partir de, par personne.
- Acompte (%).
- Inclus : guide, transport, repas, gilet.
- Itinéraire, étape par étape ou jour par jour.
La question qu’on posait le plus souvent à Leticia était : « Faut-il savoir nager ? » Aujourd’hui, c’est la fiche de Tamul qui répond : Difficulté Modérée, « Gilet de sauvetage » dans la rubrique Inclus, et une ligne dans la description qui précise que le gilet reste porté pendant tout le trajet.
Comment facturer l’acompte quand plusieurs places sont réservées ?
Il se facture par personne. L’acompte est un pourcentage du prix de chaque place, donc un groupe de huit laisse huit acomptes, pas un seul.
L’excursion à Tamul coûte 1 200 $ par personne, et Leticia a fixé l’acompte à 30 %, soit 360 $ par place. Une famille de cinq personnes paie 1 800 $ au moment de la réservation par carte, et les 4 200 $ restants se règlent le jour de l’excursion. Si tu laisses le champ de l’acompte vide, le client paie la totalité d’un coup.
Ce qui compte, ce n’est pas le pourcentage, c’est qu’il augmente avec le groupe. Avec l’acompte fixe, huit places coûtaient au groupe le même prix que deux, et annuler ne leur coûtait rien. Aujourd’hui, un groupe de huit laisse 2 880 $ à l’avance, et depuis août, aucun grand groupe ne lui a fait faux bond.
Comment sais-tu pour quelle date est chaque commande ?
Parce que tu le demandes au moment du paiement. La page n’a pas de calendrier de départs, donc la date arrive sous forme de réponse écrite : tu demandes à Proyecta que l’achat de tes excursions pose la question « Pour quelle date ? » et qu’il ne laisse pas payer sans y répondre.
La réponse apparaît dans la commande, sur ton tableau de bord. La question n’est posée que lors de l’achat d’une excursion ; si tu vends aussi des t-shirts de la Huasteca, celui qui achète un t-shirt ne se voit rien demander. Tu peux ajouter une ligne d’aide sous le champ, et c’est recommandé : la première semaine, quelqu’un a répondu « le prochain ». Leticia a ajouté « Écris le jour et le mois, par exemple samedi 18 octobre » et ça ne lui est plus arrivé.
Que vois-tu quand quelqu’un paie ?
Une commande avec l’excursion, les places, la date écrite par le client et ce qu’il t’a déjà payé. S’il s’agit d’un acompte, la commande indique « Acompte payé » et porte une étiquette « Reste à payer », avec le montant qui manque.
Le jour de l’excursion, quand la famille te paie les 4 200 $ en liquide, tu ouvres sa commande, tu appuies sur « Enregistrer le paiement », tu choisis Liquide, Virement, Terminal ou Autre, et tu confirmes. Le montant est déjà pré-rempli avec ce qui reste à payer. Et dans le filtre « Avec solde », tu vois tous ceux qui te doivent encore de l’argent.
Que ne fait pas la page pour toi ?
Trois choses : compter les places de chaque départ, facturer deux prix différents sur une même excursion, et prévenir quand tu annules. Mieux vaut le savoir avant de l’annoncer.
Elle ne compte pas les places de chaque départ. Comme la date est une réponse écrite et non un calendrier, la page ne sait pas que, pour samedi, tu as déjà 14 places sur 16 sur le bateau. C’est toi qui fais ce comptage, en lisant les commandes. Si un départ se remplit et que quelqu’un a payé pour ce jour-là, tu lui écris pour le déplacer à une autre date.
Elle facture un seul prix par excursion. Ce que tu écris dans « Prix à partir de » est le montant facturé pour chaque place, même si l’étiquette dit « à partir de ». Si les enfants paient moins cher, la fiche ne le calcule pas elle-même : Leticia a créé une deuxième excursion, « Tamul pour les moins de 12 ans », avec son propre prix, plutôt que de l’expliquer dans la description et de facturer le tarif adulte à un enfant.
Elle ne prévient pas quand un départ est annulé. Si la rivière est en crue et que tu annules le samedi, écrire à chaque groupe pour le déplacer à une autre date reste ton travail. Ce qui change, c’est que tu as désormais, au même endroit, qui a payé, pour quel jour et combien.
Comment commencer à vendre des excursions en ligne cette semaine ?
En décrivant ta page sur Proyecta. Leticia a écrit quelque chose comme ça :
« Je veux une page pour vendre mes excursions dans la Huasteca Potosina. Nous partons de Ciudad Valles. Trois excursions : cascade de Tamul en bateau, 6 heures, difficulté modérée, 1 200 $ par personne ; saut dans les cascades de Micos, 4 heures, 650 $ ; et Sótano de las Golondrinas à l’aube, 900 $. Acompte de 30 % pour les trois, et qu’au moment du paiement, on demande pour quelle date. »
Avant de partager le lien, vérifie trois choses. Que les prix et les pourcentages soient bien les tiens. Qu’il ne reste aucune excursion d’exemple que tu n’offres pas vraiment : avec le paiement actif, celle-là aussi peut être achetée. Et que, lors d’un achat test, la question sur la date apparaisse bien.
Et une chose à faire ce vendredi : ouvre le filtre « Avec solde », lis la date de chaque commande et additionne ce qu’on va te payer le samedi. Ce chiffre, c’est l’argent liquide que tu vas recevoir à l’embarcadère — prévois de la monnaie — et la liste de qui doit te payer avant de monter sur le bateau.
Si tu veux vendre des excursions en ligne sans passer ton vendredi à répondre à des WhatsApps, décris ton agence sur Proyecta et publie-la.